ماذا عنا ماذا عنا
ماذا عنا

برنامج إدارة الوثائق

iDOX هو برنامج إدارة الوثائق الشامل والذي يمكن إستخدامه عن طريق تطبيقات الكمبيوتر والأجهزة المحمولة الأخرى أو عن طريق متصفح الانترنت، فمن خلال iDOX يمكنكم تعقب ومراقبة الوثائق في أي وقت ومن أي مكان، بالإضافة إلى تنظيم جميع خطوات عملية إدارة الوثائق الخاصة بكم وذلك من خلال سهولة الإنشاء، التخزين، الإسترجاع وتتبع جميع التغييرات التي تمت على الوثيقة.

برنامج إدارة الوثائق يساعد على التشغيل الأتوماتيكي لخطوات العمل التي لم يتم توثيقها بشكل صحيح أو لم تعد تستخدم. ويمكن الآن للشركات أن تقلل من تكلفة العمليات وزيادة الإنتاجية وذلك من خلال تنظيم تبادل الوثائق بين عناصر العمل المختلفة داخل وخارج الشركة.

iDOX يساعد على تعريف الهيكل التنظيمي للشركة، سياسة وقوانين العمل، مستودعات تزويد البيانات والموظفين. حيث يمكن تعريف عدد من المستودعات من خلال مزود بيانات كما يمكن إنشاء ملفات مختلفة في كل مستودع بيانات.

برنامج iDOX يقوم بتنفيذ الدورة الكاملة للوثيقة أوتوماتيكياً إبتداءً من الإنشاء والتخزين، الإسترجاع والإتلاف. كما يمكن من خلاله عمل إصدار أوتوماتيكياً عند كل عملية تسجيل دخول أو خروج على الوثيقة، بحيث يمكن للمستخدم أن يستعرض التاريخ الكامل للوثيقة من خلال الإصدارات بالإضافة إلى إمكانية إسترجاع الإصدارات القديمة والمقارنة بين إصدارين في شاشة واحدة. و يمكن تتبع التغييرات التي تمت على الوثائق الموجودة من خلال طلبات التغيير الإلكتروني، كما يقدم البرنامج خاصية البحث المتقدم من خلال معايير مختلفة مثل: العنوان، الكلمات التعريفية، ومحتوى النص، بالإضافة إلى خاصية الإتلاف الدائم للوثائق وأرشفة الوثائق غير المستخدمة.

وبالتالي فإن برنامج إدارة الوثائق يساعد على خفض تكاليف الأعمال المكتبية وتقليل المخاطر التي قد تنجم عن التأخير في الحصول على الموافقة على الإجراءات والتي تؤثر بشكل كبير على سير العمل.