نظرة ثاقبة على Idox

هل شَعرت من قبل أن أعمالك التجارية ومؤسستك تنفق قدرا هائلاً من المال على الورق، والتخزين والصيانة، حيث انه يمكن إستخدام هذه الأموال لتحسين العمليات التجارية الأخرى. أنت لست الوحيد، الآلاف من المنظمات في جميع أنحاء العالم بدأت في التحول من العمليات الورقية إلى نظم إدارة الوثائق. القضاء على الأعمال الورقية وإتباع نظم إدارة الوثائق مما يُحمل شركتك أقل قدر من النفقات. وعلاوة على ذلك الشركات تريد الحصول على أفضل وسائل التأمين لوثائقهم السرية والعديد من الشركات الذين يتنقلون بإستمرار وهم دائماً بحاجة إلى الوصول إلى التقارير الهامة أثناء التنقل، في أي وقت وفي أي مكان. ودفعت كل هذه العوامل المنظمات لتطبيق حلول نظام إدارة الوثائق.

ما هو نظام إدارة الوثائق؟

نظام إدارة الوثائق هو تطبيق برمجي يقوم بتخزين، وإدارة ومُتابعة جميع أنواع الوثائق الإلكترونية. فكّر في تطبيق نظام إدارة الوثائق كحزمة كاملة من شأنه أن يقضي على الأعمال الورقية في مؤسستك من خلال توفير خيارات تصوير الوثائق بواسطة المسح الضوئي (OCR)، وإدارة سير العمل، وإدارة الأصول الرقمية وإدارة السجلات. بالإضافة لإمكانية الحفاظ على مسار هذه البنود والوثائق ومراجعتها ومعرفة التعديلات التي أجراها كل مستخدم. وكان برنامج إدارة الوثائق يلعب دوراً منذ عام 1980 لكن كان من الصعب إستخدامه، حيث أنه لم يقدم قيمة للإستثمار أو التطبيقات لم تُقدم الوظائف التي تبحث عنها المنظمات.

لكن، الآن إختلفت القصة تماماً حيث أن معظم المنظمات توسعت بشكل كبير، وكثير منهم يعملون في الصناعات القائمة على الصناعات التحويلية والخدمات. ويُستخدم الورق في هذه الصناعات على نطاق واسع وتخزين هذه الأوراق يمثل مشكلة كبيرة وهنا يأتي دور نظام إدارة الوثائق. يمكننا ببساطة أن نضرب مثلاً مؤسسة حكومية مقرها الولايات المتحدة مثل مصلحة الضرائب، فهي تتعامل مع جميع أنواع وأشكال الضرائب. الآن تخيل سكان الولايات المتحدة الأمريكية وأشكال الضرائب التي يقدموها، وسوف تحتاج إلى عدة مخازن لتخزين كل هذه الاستمارات عام بعد عام. هذا هو السبب في أن هذه المنظمات الآن تستخدم برمجيات خاصة لإدارة المستندات حيث يتم تخزين كل شيء إلكترونياً على أجهزة خادمة وتتوفر البيانات على مدار العام في أي وقت وفي أي مكان.

مكونات نظام إدارة الوثائق

تم تصميم كل تطبيق من تطبيقات نظام إدارة الوثائق بشكل مختلف لكنها تقدم وظائف مماثلة سواء أكثر أو أقل. وهناك العديد من المكونات الرئيسية لبرامج إدارة الوثائق المشتركة في جميع تطبيقات نظام إدارة الوثائق الواسعة. يتكون نظام iDOX لإدارة الوثائق من هذه المكونات ولكن ما يجعلها فريدة من نوعها هو قدرتها على التكيف وملائمة كل الصناعات. سوف نناقش ونعرض كل شيء عن iDOX لاحقاً في هذه المقالة. أما الآن يمكننا التعرف على مُختلف المكونات المستخدمة عادة في أي تطبيق من تطبيقات نظم إدارة الوثائق.

التصوير: وهذا يُعد عنصراً رئيسياً في أي نظام لإدارة الوثائق الذي يُتيح عمل نسخة إلكترونية من المستند. الآن، يمكنك إضافة العديد من الملفات الرقمية ببساطة إلى التطبيق الخاص بنظام إدارة الوثائق ولكن الملفات غير الرقمية لا يمكن إضافتها إلا أن يتم تحميلها على النظام من خلال جهاز المسح الضوئي. وتسمى هذه العملية بالتصوير وتُشكل جزء أساسي من أي نظام لإدارة الوثائق.

إدارة الوثائق (التخزين والفهرسة): بمجرد الإنتهاء من جميع الوثائق الخاصة بك على الورق أو غير ذلك، فإن الخطوة التالية هي إدارة الوثائق التي تتمثل ببساطة في تخزين تلك الوثائق. وبناء على حجم المنظمة تصبح عملية التخزين بسيطة أو معقدة، قد يحتاج عملك لإختيار مقر مناسب للتخزين أو إذا مؤسستك لديها الخبرة الكافية في تكنولوجيا المعلومات للإستضافة وهذا خيار مناسب. وأحد الجوانب الرئيسية لهذا العنصر هو الفهرسة. الفهرسة تساعد في عملية الإسترجاع عن طريق تخصيص تعريف معين أو تخصيص بيانات التعريف. شيء واحد عليك أن تكون حذراً حوله وهو إذا كان لدى شركتك كمية كبيرة من الوثائق، ينبغي وضع معالم سليمة للفهرسة.

الإسترجاع: يتم تخزين كافة الوثائق وتتم عملية الفهرسة للمستندات الخاصة بك وتصبح آمنة. الآن إذا كنت ترغب في عرض / تعديل بعض المستندات حيث أن عملية الإسترجاع تبدأ بالإستعلام ثم ظهور الوثيقة ذات الصلة. عملية الإستعلام تتم ببساطة من خلال البيانات وصفية أو تعريفية معينة أو بعض العناصر الأخرى مثل عدد / كلمة. خاصية التعرف الضوئي على الحروف تساعد في عملية الإسترجاع من خلال التعرف على الأحرف من بعض الوثائق الورقية ومطابقة ذلك مع بعض الملفات المعينة في النظام.

تبادل / التكامل:

التكيف مع الإحتياجات المتغيرة لأي منظمة من السمات الأكثر أهمية التي يجب أن يتمتع بها كل برنامج مُخصص لإدارة الوثائق. DMS هوالأكثر قدرة على التكيف والمرونة. تطبيق DMS يحقق التكامل مع نظم إدارة المعلومات الأخرى لتبادل البيانات مع الأنظمة القديمة وجميع أنواع قواعد البيانات.

iDOX DMS – إتجاه جديد للجيل القادم

تقدم iDOX نظام إدارة الوثائق أكثر تجربة فريدة لمستخدميها. مع درجة عالية من المرونة والسهولة والتكامل مع جميع أنظمة إدارة المعلومات. مع المئات من المميزات، لقد تخلى عملك الآن عن الأعمال الورقية مما أدى إلى تحسين الكفاءة الإنتاجية الشاملة بنسبة لا تقل عن النصف في حين حدوث إنخفاض كبير للتكاليف الثابتة للمكتب.

“إتخاذ قرارات أكثر ذكاء مع حل بسيط”

نظام إدارة iDOX الوثيقة المؤسسة يلبي إحتياجات عملك، ويساعد في تحقيق الأهداف التنظيمية من خلال إدارة جميع الوثائق ويوفر لك الوقت المناسب لإتخاذ قرارات ذكية.

iDOX DMS يقوم بدورة الحياة للوثائق حيث يشمل إنشاء وتخزين وإسترجاع الوثائق. وهذا تطبيق يُسهل عملية الإصدار التلقائي مع كل الإجراءات مثل الوصول والمغادرة للوثائق. يمكن للمستخدم عرض التواريخ الزمنية للوثيقة ، مثل الإسترداد والإصدارات القديمة من وثيقة ومقارنة نسختين من وثيقة واحدة من خلال إستخدام واجهة واحدة.

“إجعل iDOX يقوم بإدارة مستنداتك من أجلك أنت”

iDOX يُسهِل تَتَبُع التغيرات في الوثائق المنشورة من خلال طلبات التغيير الإلكترونية. وهو يدعم عملية البحث على أساس معايير خاصة مثل البيانات التعريفية والمحتوى .وبالتالي iDOX DMS يساعد في خفض تكلفة الورق وتقليل مخاطر التأخير في عملية الموافقة على الطلب مع زيادة قوة سير العمل.

مميزات iDOX

لقد تم تصميم iDOX من منظور الأعمال التجارية، من خلال التشاور مع الشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء لضمان تلبية جميع أنواع إحتياجات العمل من قِبَل النظام مما يحافظ على معايير الصناعة.

• واجهة المستخدم الرسومية متعددة اللغات (الإنجليزية والعربية وغيرها).

• إمكانية الوصول إليها في أي وقت، وأي مكان.

• عرض المستندات الخاصة.

• المعالجة الكاملة لدورة حياة الوثيقة.

• واجهة للبريد الإلكتروني لتبادل الوثائق مع جهات خارجية.

• بساطة واجهة المستخدم.

• إسناد المهام ووضع مسار العمل.

• سرية الوثيقة.

• البحث عن الوثائق بواسطة البيانات التعريفية والمحتوى

• الأحداث الخاصة الإخطارات.

• الإصدار التلقائي ومسارات المراجعة.

• البحث المُفَصل عن طريق معايير مختلفة.

• المسح الضوئي للملفات (OCR).

• إدارة المجلد.

• إدارة السجل.

• سهولة التكيف والتنفيذ.

• سهولة تدريب والحصول على الشهادات المهنية.

• معرفة نصائح مفيدة في كل مرحلة.

فوائد iDOX:

إذا كنت تقوم بتشغيل شركة صغيرة أو مؤسسة، والسوق التنافسية الآن تتطلب إستثمارات كبيرة في مجال التكنولوجيا. iDOX يضمن لإستثماراتك عودة سريعة وإيجابية من خلال تقديم الحل الأكثر مرونة وقابلية للتكيف مع المئات من المميزات والفوائد.

• مكتب بدون ورق (مجهز بالكمبيوتر).

• صديق للبيئة.

• أكثر فعالية وأقل تكلفة لتخزين الوثيقة.

• سرعة إسترجاع الوثائق عن طريق خيارات البحث.

• التخلص من الورق والتكاليف الثابتة.

• مخزن واحد لكافة الملفات.

• مراجعة الوثائق.

• التكامل السَلِس مع حلول المشاريع.

• التكامل مع تطبيقات مايكروسوفت مما يعمل على سرعة أرشفة الملفات الإلكترونية.

• التكامل مع MS Office Outlook لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني.

• التحكم في عمليات النشر والمشاركة.

• النسخ الإحتياطية وإمكانية إستردادها عند فقد الوثائق القديمة.

• التأمن الكامل للمعلومات والحفاظ على السرية.

• التحكم في عمليات الإصدار والصيانة بما يضمن حماية للبيانات الأصلية.

• إدارة متقدمة تضمن أسرع وصول للمستندات خلال عملية البحث.

جميع الشركات لديها إحتياجات مختلفة فيما يتعلق بإدارة الوثائق. بعض المنظمات تريد القضاء على الورق لتصبح منظماتهم صديقة للبيئة، ويريد البعض إدارة وتخزين المحتويات بشكل آمن وبطريقة فعالة وبعضها الآخر يريد الحصول على الوثائق عند الإنتقال لأي مكان. نظام iDOX لإدارة الوثائق لديه حلول لكافة الأعمال.