المعتقدات الخاطئة حول إدارة الوثائق والمستندات

المعتقدات الخاطئة حول إدارة الوثائق والمستندات
في 26 أكتوبر 2017 - كتب بواسطة

كما تحدثنا سابقاً عن أهمية ” إدارة الوثائق والمستندات إلكترونياً ” ودورها في تعزيز كفاءة عملك وزيادة الأرباح، ففي هذه المقالة ستتناول أيدوكس بعض المعتقدات الخاطئة التي تعتقدها بعض الشركات بخصوص أنظمة إدارة الوثائق والتي يجب تجنبها ومنها:

  • تسجيل كافة البيانات: بالطبع، إنه من الضروري أن تقوم بتسجيل كافة البيانات والمعلومات الهامة الخاصة بعملك وذلك لتفادي الخسائر ولتكون على دراية بكل مُجريات الأمور في شركتك. لكن على النقيض، فإن هناك بيانات غير هامة لا ينبغي الإحتفاظ بها وتسجيلها. فعلى سبيل المثال، البيانات التي تتعلق بالإتصالات الشخصية بين الموظفين، التخطيط لشئ بين الموظفين وبعضهم البعض، أو الخروج لمكان ما. فمثل هذه المعلومات ليس هناك حاجة إلى أرشفتها أو تسجيلها،
  • الإحتفاظ بالبيانات إلى أجل غير مُسمى: على الرغم من ضرورة الإحتفاظ بالبيانات، إلا إنه ليس من المنطقي الإحتفاظ بالبيانات إلى الأبد. فالبيانات الهامة فقط هي التي يجب الإحتفاظ بها ومسح البيانات الأخرى لتوفير مساحة التخزين،
  • مسح البيانات الغير مُستخدمة في الوقت الحالي: هناك مُعتقد خاطئ وهو مسح البيانات التي لا يتم استخدامها في الوقت الحاضر. فعلى سبيل المثال، فإنه من الخطأ الإستغناء عن بيانات عملاء أو موظفين سابقين لإنه من المُمكن التعامل معهم فيما بعد حتى وإن كان التعامل موقوف في الوقت الحالي.

 

وأخيراً، فإنه من الضروري أن يكون هناك مواكبة للتطورات الحديثة واستخدام أنظمة إدارة الوثائق والمستندات للتعزيز كفاءة عملك، لكن يجب عليك أن تكون على دراية بما يُناسبك وما يحتاجه عملك وعدم الإنصياع وراء مُعتقدات الآخرين.