أخطاء يجب تجنُبها عند التحول إلى العمليات الغير ورقية

أخطاء يجب تجنُبها عند التحول إلى العمليات الغير ورقية
في 19 October 2015 - كتب بواسطة

تقوم العديد من المنظمات اليوم بإتخاذ خطوات للإنتقال من إستخدام الأوراق إلى إستخدام التكنولوجيا الرقمية الغير ورقية وهناك أخطاء ضخمة يجب تجنًب الوقوع بها للحصول على عملية سهلة بخطوات مُتتابعة.

الفوضى

عند الإنتقال إلى العمليات الغير ورقية يجب وضع إستراتيجية لهذا الإنتقال وعدم التعامل بشكل فوضوي قد يؤدي إلى ضياع العديد من البيانات والملفات الهامة لذلك يجب تحديد خطوات التحوّل ومراجعتها.

التخلص من كل الأوراق والمستندات في وقت واحد

من الضروري التخلص من الأوراق والمُستندات تدريجياً فقد يؤدي التخلص من الأوراق كلها دُفعة واحدة إلى ضياع بعض المعلومات بالرغم من إحتياج الشركة لها لذلك يجب ترتيب المستندات ووضع أولوية للتخلص من أي مُستند.

الإحتفاظ بالمُستندات الورقية

تعتبر بعض المُنظمات الإحتفاظ بنُسخ إحتياطية من المستندات الورقية بعد عملية التحول أمر ضروري ولكن هذا لم يُغير من الأمر شيئاً بل يجعل التحول يمضي بدون فائدة حيث إستمرار وجود أماكن ضخمة لتخزين الملفات والمُستندات.

الخُلاصة

تقع بعض المُنظمات والشركات في أخطاء كبيرة عند محاولة الإنتقال إلى العمليات الغير ورقية مما يترتب عليه بعض المشاكل وظهور تكاليف أخرى تتحملها المُنظمة.