أسئلة هامة يجب طرحها قبل التخلص من الأعمال الورقية

أسئلة هامة يجب طرحها قبل التخلص من الأعمال الورقية
في 8 ديسمبر 2015 - كتب بواسطة

تتجه جميع الشركات والمؤسسات إلى التخلُص من الأعمال الورقية ولكن تظل هناك عدة أسئلة هامة يجب معرفتها قبل البدء في هذه العملية.

 

ما هي أكثر الإدارات إستخداماً للورق؟

من الضروري مدى أهمية إستخدام الأوراق لأقسام المؤسسة المُختلفة وتحديد أكثرهم إستخداماً للأعمال الورقية ووضع خطة بديلة للإنتقال بهذه الأعمال إلى المسح الضوئي والتخزين الإلكتروني.

 

ما هي قدرة المؤسسة على التحوّل؟

تختلف قدرة كل مؤسسة عن الأخرى حيث يحتاج التحول من الأعمال الورقية إلى الأعمال الإلكترونية وجود بنية تحتية ملائمة تتوافق مع البرمجيات ونُظم إدارة الوثائق المُبتكرة.

 

من هم الكوادر المُتخصصة للإشراف على عملية التحوّل؟

يجب تحديد القائمين على عملية التخلُص من الأعمال الورقية وإختيار الموظفين ذوي الكفاءة للقيام بخطوات التحوّل بسلاسة.

 

ما هو مصير الوثائق الورقية؟

تضع المؤسسات خطط للتخلص من الوثائق الورقية سواء بالتخلص منها نهائياً أو تخزينها بعيداً بعد مسحها ضوئياً وتخزينها إلكترونيا.

 

ما هو الوقت المُناسب للتحوّل؟

يُقرر المدير المسئول الوقت المُناسب للتخلص من الأعمال الورقية وإستخدام أنظمة إدارة الوثائق المُناسبة لإدارة مُستندات المؤسسة.

 

الخُلاصة

الإنتقال إلى إستخدام أنظمة إدارة الوثائق يحتاج إلى طرح بعض الأسئلة قبل البدء للحصول على تحوّل سلس.

قم بتصفح موقع iDOX لمعرفة العديد من تطورات أنظمة إدارة الوثائق كما يُمكنك المًشاركة من خلال التعليقات والرسائل.