أسئلة هامة يجب طرحها لإدارة الوثائق بالمؤسسة

أسئلة هامة يجب طرحها لإدارة الوثائق بالمؤسسة
في 22 March 2016 - كتب بواسطة

يُعد نجاح عملية إدارة الوثائق من أهم عوامل نجاح إدارة المؤسسة لذلك يسعى أصحاب الأعمال لإستشارة الخُبراء المُتخصصين في إدارة الوثائق والمُستندات للوصول لأفضل الحلول. أثناء البحث عن أساليب لإدارة الوثائق يجب طرح عدة أسئلة مثل:

ما هو حجم الوثائق لأعمال المؤسسة؟

من الضروري معرفة حجم الوثائق بالمؤسسة لإستخدام النظام المُناسب لإدارة الوثائق حيث يوجد العديد من الأنظمة لتُناسب أحجام المؤسسات المُختلفة وأنشطتها وعدد العاملين بها والعُملاء ايضاً.

هل تحتاج الملفات والوثائق إلى عملية تصنيف؟

تضم أعمال المؤسسة عدد من المُستندات والملفات التي تحتاج في كثير من الأحيان إلى تصنيف وفهرسة لتجنُب ضياع المُستندات والحفاظ على سريتها وعدم إختراق البيانات.

كيف يُمكن تحسين خدمة العُملاء من خلال إدارة الوثائق؟

إدارة الوثائق الجيدة تُساعد على تحسين خدمة العُملاء حيث إستخدام الأنظمة التي تُساعد على إشراك العميل في جميع العقود والإجراءات وتحديث البيانات عن بُعد دون الحاجة للإنتقال أو المراسلة، فقط يقوم المُستخدم سواء الموظف أو العميل بإستخدام كلمة مرور مُحددة للوصول إلى الوثائق للإضافة أو التعديل.

 

ما هي أفضل طرق الإدارة لتسهيل سير العمل؟

هناك أساليب متطورة لإدارة الوثائق تعمل على تسهيل سير العمل وتُعد البرمجيات المُستخدمة حديثاً من أهم هذه الأساليب مما يترتب عليه زيادة وجودة الإنتاجية وسرعة إنجاز العمل.

 

ما هو الوقت المُناسب لتغيير نظام إدارة الوثائق؟

مع تطور الأعمال وتغيير أنشطة المؤسسة تحتاج إدارة الوثائق إلى تغيير كُلي أو جزئي لنظام الإدارة وهذا الأمر يتطلب معرفة إحتياجات العاملين وإختيار الوقت المُناسب للقيام بعمليات التطوير للأنظمة أو إستبدالها بأنظمة مُختلفة.

الخُلاصة

تقوم كل مؤسسة بإدارة الوثائق بطريقة مُختلفة وتعتمد هذه الطريقة على إحتياجات المؤسسة والموظفين لذلك يجب طرح بعض الأسئلة الهامة التي تُساعد على إختيار النظام المُناسب للإدارة وتحقيق أهداف المؤسسة وإكتساب رضا العُملاء من خلال تحسين الخدمات وتسهيلها.