أسباب استخدام نظام إدارة الوثائق لإدارة وتوثيق العقود

أسباب استخدام نظام إدارة الوثائق لإدارة وتوثيق العقود
في 10 July 2016 - كتب بواسطة

يُعتبر التحول وعدم استخدام الورقيات من أحد التقنيات الهامة التي يحتاجها عملك. فالاحتفاظ بالأوراق والمحافظة عليها، يُعتبر من المهام التي تستغرق الكثير من الوقت وتستنفذ الكثير من الجهد. لهذا، يُعد توثيق العقود وإدارتها بشكل جيد من أحد المهام الضرورية وذلك لضمان السرية والأمان التام وكذلك القدرة على الوصول للعقود بشكل سهل وسريع عند الحاجة. لهذا، ظهرت الحاجة إلي وجود نظام إدارة وثائق جيد وذلك لإدارة وتوثيق العقود. ففي الأسطر القليلة القادمة سنعرض الأسباب الهامة وراء استخدام نظام إدارة وثائق في مجال إدارة وتوثيق العقود.

1-توفير النفقات

الحد من استخدام الورقيات وعمليات الطباعة والنسخ، يُعتبر من أهم العوامل الهامة للاتجاه لاستخدام نظام إدارة الوثائق لتوثيق العقود وإداراتها. فهي توفر الكثير من الوقت والجهد الضائع في عملية الطبع والنسخ وبالتالي توفير الكثير من المال. فهذا النظام يسمح لك بتداول المستندات والعقود إلكترونياً ويُقلل من الاستخدام الورقي.

2- سهولة الوصول

يُساهم نظام إدارة الوثائق في تسهيل عملية الوصول إلي العقود والمستندات بكل سهولة إلكترونياً وذلك من خلال استخدام اجهزة الكمبيوتر أو الهاتف الجوال. فهذا، يُسهل من عملية الوصول إلي المستندات والعقود في أي وقت ومن أي مكان عند الحاجة.

3- زيادة كفاءة وإنتاجية العمل

يُعتبر الاستخدام الإلكتروني للوثائق والمستندات من أحد العوامل التي تُساهم في زيادة الانتاج وكفاءة العمل وذلك لتوفيرها لكثير من الوقت والجهد الضائع في عمليات الطبع والنسخ واستخدام الورقيات. فالبتالي، الاستخدام الالكتروني لنظام إدارة الوثائق ينعكس على إنتاجية الموظف وبالتالي إنتاجية العمل.

4- التنبيهات والإخطارات

يتميز نظام إدارة الوثائق بكونه أداة مُناسبة لإدارة العقود وذلك حيث هناك تنبيهات وإخطارات فيما يتعلق بإدارة العقود والمستندات مثل تاريخ انتهاء الصلاحية عند إنتهاء مدة العقد والحاجة إلي التجديد.

الخُلاصة

التحول إلي الاستخدام الإلكتروني والحد من استخدام الورقيات من أحد أهم العوامل التي تُساهم في زيادة إنتاجية العمل وكذلك توفير المال. لذا، يجب اختيار نظام إدارة وثائق جيد يقوم بإدارة العقود والوثائق بطريقة مُثلى.