أهمية أنظمة إدارة الوثائق لقسم الحسابات

أهمية أنظمة إدارة الوثائق لقسم الحسابات
في 13 مارس 2017 - كتب بواسطة

بالطبع لا أحد يستطيع أن يُنكر أهمية إدارة ومُراقبة الوثائق والحسابات بالنسبة لأية مؤسسة عمل. فالحسابات عادة تحتوي على كافة البيانات والمعلومات الهامة التي ينبغي أن يتم إدارتها والحفاظ عليها بشكل آمن. فذلك هو السبب الرئيسي من وراء الحاجة إلى وجود أنظمة إدارة وثائق جيدة وأنظمة إدارة مُحتوى، فهى مسألة حيوية وفي غاية السرية والتي بالتأكيد تُعتبر مُفتاح النجاح لأية مؤسسة عمل. ففيما يلي، سنتناول كافة الجوانب التي تُوضح أهمية أنظمة إدارة الوثائق والمُستندات بالنسبة لقسم الحسابات على وجه الخصوص.

  1. القدرة على استرجاع كافة البيانات والمعلومات عند الحاجة إليها وفي أي وقت،
  2. الحصول على تقرير شامل بخصوص تكاليف ونفقات الشركة (الميزانية)،
  3. تسهيل العمل على فريق المُراجعة: فبعكس النظام الورقي، فإن أنظمة إدارة الوثائق والمُستندات تُسهل على المُراجعيين والمُصححين عملهم وذلك بكفاءة عالية،
  4. معرفة تاريخ مُستند ما منذ البداية: بما إن الملفات التي تتعلق بالحسابات تُعتبر سرية للغاية، فإن إستخدام أنظمة إدارة الوثائق إلكترونياً، يسمح لك بتلك السرية وكذلك معرفة تاريخ ملف بعينه منذ دخوله الشركة. فعلى سبيل المثال، معرفة من قام بعمل تعديل ما أو مسح ما وغيرها، وذلك للأفراد المُخصص لهم ذلك فقط،
  5. توفير الوقت: على عكس الأنظمة الورقية، فإن تلك الأنظمة الإلكتروينة تُوفر الكثير من الوقت المُستهلك في البحث عن معلومة ما واسترجاعها.

الخُلاصة

تُقدم ايدوكس كافة الخصائص والمُميزات التي تحدثنا عنها سابقاً وغيرها من الخصائص الأخرى. تابعونا لمعرفة كل ما هو جديد فيما يتعلق بأنظمة إدارة الوثائق، الأرشفة الإلكتروينة، وأنظمة إدارة محتوى المؤسسات.