أهمية إستخدام أنظمة إدارة الوثائق (DMS) لإدارة العقود

أهمية إستخدام أنظمة إدارة الوثائق (DMS) لإدارة العقود
في 12 October 2015 - كتب بواسطة

إدارة العقود من أهم عمليات إدارة الوثائق لأي مُنظمة لذلك يجب إختيار نظام إدارة الوثائق المُناسب للقيام بهذه العملية وتحقيق الأهداف المنشودة. نظراً لأهمية تخزين وإدراة العقود هناك وظائف هامة تقوم بها برمجيات إدارة الوثائق المُختلفة (DMS) لتحقيق أعلى كفاءة لهذه العملية.

إنخفاض التكلفة

تُعد الميزة الأساسية لإستخدام برمجيات أنظمة إدارة الوثائق (DMS) هي تقليل التكلفة حيث توفير التكاليف المُهدرة للتخزين والإنتقال والبريد للإتصال مع العُملاء وهذا دعم ايضاً إمكانية التوقيع الإلكتروني للعقود دون الحاجة لتواجد الموظفين والعُملاء في نفس المكان.

المركزية

تُساهم برمجيات أنظمة إدارة الوثائق (DMS) في الحصول على نقطة مركزية لإدارة جميع العقود وتحديد السماحية لكل مُستخدم لهذه العقود سواء إمكانية القراءة فقط أو تحرير بعض النصوص أو غيرها.

سهولة الإدارة

تخزين العقود وإداراتها من خلال سجلات إلكترونية تعتمد على التكنولوجيا الرقمية حيث إمكانية تجديد العقد أو إنهاء العقد في الوقت المُحدد.

تحسين الإنتاجية

تقوم برمجيات أنظمة إدارة الوثائق (DMS) بالمراجعة الدورية للعقود وهذا يُتيح فرصة أكبر لتحسين الإنتاجية وزيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء.

الخُلاصة

تلعب برمجيات أنظمة إدارة الوثائق (DMS) دوراً هاماً في عملية إدراة العقود من خلال بعض الوظائف الهامة التى تحقق أهداف الشركة.