الأرشفة وكيفية إدراة الوثائق

الأرشفة وكيفية إدراة الوثائق
في 12 June 2016 - كتب بواسطة

مع التطور السريع للتكنولوجيا في وقتنا الحالي، أصبح من الطبيعي أن يتم إستبدال العمل بالأوراق والوثائق في الشركات بالتعاملات الإلكترونية الأكثر سرعة وأماناً وحداثة. فمثال على ذلك، إستبدال الطرق القديمة في أرشفة البيانات والإحتفاظ بالأوراق داخل مستندات تتطلب مساحة تخزين كبيرة وجهد ووقت كبير بالأرشفة الإلكترونية التي قد تختصر أضعاف هذا الوقت والجهد.

إذاً، فالأرشفة الإلكترونية تعني تحويل الوثائق المُراد حفظها -لإستراجاعها حين الحاجة إليها- إلى ملفات إلكترونية محفوظة بأمان وسرية تامة وسهل الوصول إليها. ويتم تحويل هذه البيانات والوثائق باستخدام جهاز “سكانر”.

فيما يلي سنعرض بعض أهم العوامل التي يجب مُراعتها عند إستخدام الأرشفة

  • المُستندات او الأوراق البالية والقديمة يجب التعامل معها بحرص شديد حيثُ أنها من الجائز أن تتمزق عند القيام بعملية مسح ضوئي لها وتحويلها إلى مستند إلكتروني.
  • يجب عدم الإعتماد على حفظ المستندات الإلكترونية في الأرشفة على جهاز حاسب آلي واحد فقط بل حفظها على هارد خارجي تحسباً للتلف الذي قد يضر بالحاسوب.
  • السرية التامة لهذه الوثائق وحماية الجهاز المحفوظه عليه بكلمة سر قوية تكون معروفة فقط لدى العاملين عليها أو المُختصين بالأمر.

طرق عمل الأرشفة الإلكترونية

  • المسح الضوئي الخاص بالملفات والمستندات.
  • الإسترجاع الخاص بالوثائق الإلكترونية.
  • التحويل الخاص بالصور.

عوامل إختيار التطبيق المُناسب للأرشفة

  • البحث عن السعر المُناسب حيثُ أن كثير من التطبيقات الخاصة بالأرشفة مرتفعة السعر بشكل مُبالغ فيه.
  • سهولة الإستخدام للتطبيق حيثُ يتمكن الموظف من إستخدامه دون الحاجة للجوء إلى دورة تدريبية مُعقدة.
  • إمكانية مسح الصور ضوئياً.
  • صلاحية وصول عدد كبير من المستخدمين للشبكة في وقت واحد.

الخُلاصة

أصبح إستخدام الأرشفة في إدارة البيانات وحفظ المُستندات عنصراً أساسياً في أي شركة او مؤسسة تهدف إلى سرعة في الإنتاج ودقة في العمل.