إستخدام Idox فى القطاع المصرفى

إستخدام Idox فى القطاع المصرفى
في 9 يناير 2015 - كتب بواسطة

نظام إدارة الملفات هو حل يساعد علي حفظ وإدارة الملفات في شكل رقمي. فكر في مؤسسة لديها أطنان من الملفات الورقية وتستخدم مخزن لتخزين هذه الملفات. لنفترض أن هذه المؤسسة تريد إستعادة ملف مهم و مصيري تم تخيزنه منذ عشر سنوات، ستحتاج هذه المؤسسة لتحديد مكان هذا الملف في المخزن، وبطبع لو كان لديها نظام ملفات مناسب كانت ستجده أيضاً ولكن بوقت و مجهود أقل مما يؤثر كثيراً علي كفائة وإستيعاب المؤسسة.

من أجل حل هذه المشكلة في أي مؤسسة ظهرت فكرة إدارة الملفات. معظم الشركات تستخدم حالياً نظام إدارة الملفات لتحويل الملفات الورقية لملفات رقمية.

لنأخذ البنوك مثال لهذا وكيف يستطيع نظام إدارة الملفات idox أن يساعد في تقليل التكلفة وتطوير تأثير إيجابي تدريجي علي الكفاءة. أتذكر منذ حوالي عشر سنوات عندما قدمت شيك راتبي للبنك وانتظرت أسبوع أو إثنين حتي أتمكن من صرفه. ولكن الآن الوضع اختلف تماماً وهذه العملية تتم في يومين أو ثلاثة. هذا الإختصار في الوقت بسبب ظهور فكرة نظام إدارة الملفات أو إستخدام نظام إدارة الملفات في البنوك.

كل يوم ملايين الملفات الورقية تستخدم في كل البنوك حول العالم. هذه الملفات الورقية تتنوع بين شيكات، طلبات فتح حسابات، مسودات طلبات، وكشوف حسابات.  ستكون مهمة صعبة ومُكلفة علي أي بنك الإحتفاظ بكل هذه الأوراق والمحافظة عليها. ببساطة تقوم البنوك بالإحتفاظ بهذه الأوراق لفترة محددة وبعد ذلك يحولونها لملفات رقمية ويقومون بتخزينها إلكرتونياً.

تستطيع البنوك الإحتفاظ ببيانات أرشيفية لعدد لا نهائي من السنين علي خوادم مختلفة. هذه الخوادم تحتاج لصيانة بالطبع، وستتسائل كيف يختلف هذا الشكل عن مخازن الملفات الورقية! الإجابة بسيطة لأنك ستحتاج لبعض الخوادم القليلة لتخزين كمية هائلة من البيانات وبصيانة بسيطة. بالإضافة إلي إلي أن أنظمة إدارة الملفات مثل idox لديها قدارت سحابة خادمة لتحصل علي حفظ آمن للملفات. لن تحتاج لشراء بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات، فقط يمكنك الحصول علي حزمة إقتصادية لحفظ الملفات من نظام إدارة الملفات منidox.

لنناقش الآن القيمة المالية التي يقدمها نظام إدارة الملفات idox للبنوك. سيخفض البنك تكاليف الأوراق ويستطيع إعادة تصنيع وإستخدام هذه الأوراق مرة أخري بالإضافة للسرعة المذهلة في إيجاد الملفات المختلفة، تخزين كثير من البيانات بتكلفة قليلة ومساحة قليلة وصيانة لا تُذكر. زيادة كفاءة التشغيل وإختصار الوقت في جميع العمليات البنكية. العديد من البنوك تقوم بالفعل بنشر نظام إدارة الملفات idox في الشرق الأوسط والعديد من المؤسسات الحكومية التي تستخدمه في إدارة ملفاتهم.

إستنتاج

إعتادت الخدمات المصرفية أن تكون مُهمة دقيقة بالنسبة لموظفي البنك وكذلك العملاء على حد سواء ولكن كان هذا صحيحاً في التسعينات. الآن وقد تطورت هذه عمليات الخاصة بالتنفيذ والمعالجة وأصبحت سريعة بسبب التشغيل الآلي وإستخدام نظام إدارة الوثائق. فأصبحت عملية تجهيز الشيكات تتم في غضون أيام بينما قبل ذلك كان الأمر يستغرق عدة أسابيع. كما يمكن للبنوك تسجيل البيانات القديمة لسنوات عديدة على خوادم دون فقدان أي وثيقة. وقد وفرنظام iDOX DMS كل هذه المزايا للصناعة المصرفية.