إمكانيات نظام تصوير الوثائق التي تلبي إحتياجات عملك

إمكانيات نظام تصوير الوثائق التي تلبي إحتياجات عملك
في 31 August 2015 - كتب بواسطة

تتجه جميع المؤسسات والشركات في الوقت الراهن إلى إستخدام أحدث الأساليب التكنولوجية لإدارة وتخزين الوثائق مما جعل إستخدام نُظم تصوير الوثائق أمراً مُهماً لتلبية إحتياجات العمل وإنجاز التعامُلات في الوقت المُحدد.

ما هو نظام تصوير الوثائق؟

يقوم هذا النظام بتحويل كميات ضخمة من الوثائق إلى صيغة إلكترونية عن طريق إلتقاط الوثائق المُختلفة مما يُسهل على المستخدمين إمكانية الوصول للوثائق من خلال إستخدام الأجهزة المُختلفة في أي مكان وأي وقت.

لذلك يجب أن يتضمن نظام تصوير الوثائق الخاص بك بعض الإمكانيات الهامة لتلبية إحتياجات عملك والحصول على الأهداف المنشودة.

سهولة الوصول والإدراج

المُهمة الأساسية لإستخدام أي نظام برمجي هي تسهيل العمل وتُعد سهولة التخزين والوصول إلى الوثائق التي يتم إلتقاطها من أهم إمكانيات نظام تصوير الوثائق حيث يستطيع المُستخدمين الوصول إلى الوثائق المصوّرة مع إختلاف أماكن تواجدهم.

يجب أن يضمن نظام تصوير الوثائق إمكانية تصوير الوثائق سواء مسح كل وثيقة بمُفردها أو مسح مجموعة من الوثائق وإدراجهم في نفس الوقت كما يُمكن دعم خاصية المسح بإستخدام الهاتف المحمول.

دعم خاصية التعرُف الضوئي على الحروف(OCR)

خاصية التعرُف الضوئي على الحروف تُساعد على تحقيق أكبر سرعة للوصول إلى الوثائق من خلال الكلمات المفتاحية والوصفية المُختلفة للوثائق. ويُمكن لنظام نظام تصوير الوثائق دعم عدة طُرق للبحث عن الوثائق المُحددة مثل:

  • أسم الملف أو مكان التخزين أو المُنشئ
  • الكلمات المفتاحية والبيانات الوصفية
  • الوثائق داخل الملفات الفرعية
  • خصائص بنيّة الملف

البيانات الوصفية

تُعد عملية الفهرسة بإستخدام البيانات الوصفية مؤشراً على قوة النظام المُستخدم حيث يُمكن الرجوع لهذه البيانات للوصول إلى الوثائق المطلوبة عن طريق معلومات مُحددة.

التأمين الجيد

قدرة النظام على تأمين الوثائق أمر في غاية الأهمية لذلك يجب أن يدعم هذا النظام التأمين الشامل للمستندات وجميع الوثائق من خلال وضع شروط قوية للوصول إلى هذه الوثائق.

وسائل الإيضاح

يوفر نظام نظام تصوير الوثائق بعض الوسائل لتوضيح الوثائق الموجودة مثل:

  • المُلاحظات
  • الصور
  • النصوص
  • الطوابع

النُسَخ والإصدارات

يقوم النظام عالي الجودة بإصدار العديد من النُسَخ للوثيقة ويُمكن الوصول لتاريخ الإصدار لكل وثيقة والتعديلات المُختلفة كما يُمكن بسهولة إزالة التعديلات الغير صحيحة والعودة لمحتوى الوثيقة الأصلي.

تقسيم الوثائق

يضمن النظام الجيد إمكانية تقسيم الوثائق إلى مجموعات وربط الوثائق ذات الصِلة مما يُسهل عملية الوصول للوثائق المرتبطة بقسم أو عملية مُحددة.

الخُلاصة

تستطيع الآن إختيار نظام تصوير الوثائق المناسب لعملك من خلال تحديد إمكانياته ومدى جودتها لتلبية إحتياجات العمل وتحسين الأداء.