اسأل نفسك هذه الأسئلة لتحسين كفاءة عملك

اسأل نفسك هذه الأسئلة لتحسين كفاءة عملك
في 29 March 2017 - كتب بواسطة

كفاءة الإنتاج، زيادته، وتحسينه، تُعتبر هى الركائز الأساسية التي تسعى إليها كافة الشركات ومؤسسات العمل على تحقيقها. لكن السؤال هنا، من أين البداية؟ وما هى الخطوات التي يجب إتباعها وأخذها في عين الإعتبار وذلك من أجل تقديم أفضل الخدمات بكفاءة وجودة عالية؟ فقبل الإجابة على تلك الأسئلة، هناك بعض الأفكار والأسئلة التي يجب طرحها أولاً من قِبَل أي مؤسسة عمل وهي:

  • هل الشركة تهتم فقط “بجودة الخدمة المُقدمة”؟
  • هل دائماً ما يتعسر الموظف ويجد صعوبة في تأدية عمله اليومي؟
  • ما هو الوقت المُستغرق من أجل البحث عن معلومة بعينها أو حل مشكلة ما؟
  • ما هي أهداف الشركة؟
  • ماذا عن معدلات الخطأ والخسارة؟

فمن خلال الإجابة على هذه الأسئلة، سيتشكل لديك كصاحب عمل رؤية واضحة عن القصور والمشاكل التي تواجهها شركتك. فهذه هي الخطوة الأولى لتحسين كفاءة وجودة العمل (الخدمة المُقدمة)

لذا، فلتتجنب الكثير من المشاكل والخسائر المُحتمل وقوعها، يجب الحد من الإستخدام الورقي والإعتماد على نظام إدارة وثائق مُناسب.
فكيف يتم إختيار نظام إدارة وثائق مُناسب لعملك؟. الخصائص التالية ستوضح لك:

  • هل يُمكن دمج نظام إدارة الوثائق هذا مع أنظمة أو حلول أخرى؟
  • ماذا عن حماية البيانات والمعلومات الهامة؟
  • ماذا عن خدمة البرمجيات والحوسبة السحابية؟
  • ماذا عن مهام مُستخدمي النظام؟
  • كيف يُمكنني كمدير إدارة ومراقبة سير العمل؟

هذا هو السبيل الوحيد لتحسين الإنتاجية وكفاءة العمل، فالإجابة على مثل هذه الأسئلة ستُساعدك على إختيار النظام المُناسب لك ومعرفة الطريقة المُثلى لذلك وفقاً لإحتياجاتك.

ما سبق ما هو إلا خطوط عريضة حول كيفية إختيار نظام إدارة وثائق جيد لتحسين كفاءة العمل.