التحول إلى العمليات غير الورقية في 3 خطوات

التحول إلى العمليات غير الورقية في 3 خطوات
في 7 سبتمبر 2015 - كتب بواسطة

تقوم أي مؤسسة ناجحة بعمل خطة مُحكمة قبل الشروع أو التخطيط لأي عمل جديد وقد تتضمن هذه الخطة بعض الخطوات لضمان الحصول على عملية ناجحة ومن أهم العمليات التي يتطلبها العصر الرقمي هي عملية التحول من إستخدام الأوراق إلى عمليات بدون أوراق، وهذه العملية تتطلب 3 خطوات أسياسية سيتم عرضهم فيما يلي.

المناقشة قبل إتخاذ القرار

يُعد الهدف الأساسي من التحول إلى العمليات الغير ورقية رفع الكفاءة الإنتاجية التي يقوم بها العاملين لذلك يتطلب هذا الأمر مشاورة المشتركين في هذا التحول والمستخدمين لنظم إدارة الوثائق الجديدة ومعرفة قدراتهم وإمكانيتهم المهنية ولا يقتصر إتخاذ القرار على المديرين والإدارة العُليا فقط.

 

بداية التحوّل

عند البدء لإجراء عملية التحوّل يجب القيام ببعض العمليات البسيطة ومُشاهدة النتائج الأولية في سير العمل لمعرفة مدى نجاح هذا التحول الرقمي وإستخدامه فيما بعد لتحويل عدد أكبر من الوثائق الورقية.

 

تحسين أداء سير العمل

 
تحسين سير العمل هو الخطوة النهائية للتحول للعمليات الغير الورقية بإستخدام نظام إدارة الوثائق المُناسب وعند مواجهة أي عقبات يجب مراجعة سير العمل مرة أخرى والقائمين على هذا العمل.

  • أهمية التحول إلى العمليات غير الورقية

يفرض هذا الإتجاه نفسه على العديد من المؤسسات لما له من فاعلية لإنجاز العمل وتلبية إحتياجات العُملاء من خلال أفضل أداء لسير العمل في القطاعات المُختلفة سواء مجالات تجارية أو صناعية أو تعليمية.

الخلاصة

هناك 3 خطوات أساسية التحول إلى العمليات غير الورقية يجب إتباعها وتنفيذها بدقة للحصول على النتائج المطلوبة.