الخطوات الرئيسية لعملية مسح الوثائق

الخطوات الرئيسية لعملية مسح الوثائق
في 16 November 2015 - كتب بواسطة

تتطلب عملية مسح الوثائق القيام ببعض الخطوات الرئيسية للحصول على عملية سَلِسة والوصول إلى المستندات على الصورة الرقمية المطلوبة.

حصر الوثائق وتجميعها

لابد من حصر جميع الوثائق والمُستندات أولاً ووضع أولوية لمسح كل مُستند من خلال إنشاء جدول لهذه العملية.

المُراقبة والرصد

يجب مراقبة عملية المسح جيداً ومراقبة الوثائق نفسها أثناء العملية للتأكد من سلامتها وعدم إختراقها بأي شكل من خلال الآليات المُستخدمة للمسح.

 

الفهرسة

تأتي خطوة الفهرسة بعد إكتمال عملية المسح الضوئي للوثائق والمُستندات وتتم عملية الفهرسة بطُرق مختلفة وفقاً للملفات أو المواضيع أو المعلومات تبعاً لنشاط المؤسسة.

 

السماح للمُستخدمين

بعد القيام بمسح الوثائق يجب وضع الضوابط للسماح للمُستخدمين بالوصول إلى المُستندات بطريقة آمنة عن طريق إنشاء حساب لكل مُستخدم يستطيع من خلاله الوصول إلى المُستند المطلوب.

 

التأمين

وضع الضوابط يُساعد في التأمين الجيد للوثائق الرقمية حيث إمكانية منع طباعتها أو تحريرها أو نسخها إلا بواسطة المُتخصصين.

 

الإدارة الصحيحة للوثائق الإلكترونية

يجب إختيار الأنظمة المُناسبة لإدارة هذه الوثائق الإلكترونية من خلال برمجيات متطورة للحفاظ عليها وتحقيق أهداف المُنظمة.

 

الخُلاصة

تتطلب عملية مسح الوثائق القيام ببعض الخطوات الرئيسية للحصول على عملية سَلِسة والوصول إلى المستندات على الصورة الرقمية المطلوبة.