العلاقة بين نظام إدارة الوثائق وبرنامج المسح الضوئي والتعرف على الحروف

العلاقة بين نظام إدارة الوثائق وبرنامج المسح الضوئي والتعرف على الحروف
في 4 مايو 2016 - كتب بواسطة

تُعتبر استخدام الهواتف الذكية والإلكترونيات وتصفح الانترنت من أهم سمات هذا العصر حيث أصبحت كالماء والهواء فى حياة كل فرد مننا. حيث انها تلعب وتُشكل دور هام فى تشكيل حياتنا الشخصية وخاصة الحياة العملية. فالريتم السريع لبيئة العمل والسرعة، أدت إلى عدم وجود وقت كافي لعمل اجتماعات ومناقشات بين الموظفين. كما أنه ليس هناك وقت ليتم إضاعته اثناء القيام بعمل بسيط أو عند البحث عن مستند أو وثيقة بعينها. لهذا، أصبحت هناك حاجة مُلحة لوجود برامج تُخفف العبء من على الموظفين والتسهيل من سير العمل. ومن هنا ظهرت الحاجة إلى وجود ما يُعرف بإسم برنامج المسح الضوئي والتعرف على البيانات.

برنامج المسح الضوئي والتعرف على البيانات هو أحد البرامج المُستخدمة فى تحويل المستندات والوثائق وكذلك الصور إلى نسخة جديدة قابلة للتعديل والتصحيح فيها. فمثل هذه التقنية يتم استخدامها على نطاق واسع وذلك لتحقيق أعلى نطاق من الكفاءة والجودة فى العمل.

وفى الأسطر القليلة القادمة، سوف نتعرف على أهمية برنامج المسح الضوئي وعلاقته بنظام إدارة الوثائق وغيرها من المعلومات التى تحتاج إلى معرفتها كصاحب عمل.

1-ما هو الدور الذى يقوم به برنامج المسح الضوئي والتعرف على الحروف

هو نوع من أنواع البرامج أو التطبيقات التى تستخدم آلية معينة يتم من خلالها تحويل أو ترجمة المستندات والأوراق المكتوبة يدوياً والنصوص المطبوعة وكذلك الصور إلى نسخة جديدة قابلة للتعديل فيها وأيضاً الحذف والنسخ. فمثل هذه الآلية ضرورية وهامة وذلك فى الأعمال ذات الطابع الروتيني وذلك لأنها توفر الكثير من الوقت والجهد فى عملية البحث عن مستند ورقي بعينه.

2-فوائد برنامج المسح الضوئي والتعرف على الحروف والكتابة

  • توفير الوقت والجهد: يقوم البرنامج بتوفير الوقت المبذول فى إعادة كتابة وصياغة مستند وتعديله
  • تحسين كفاءة العمل
  • القدرة على تحويل الصور إلى نسخة عالية الجودة
  • التقليل من العمل اليدوي وإعادة كتابة المستندات
  • توفير مساحة تخزين وتحويل العمل إلى بيئة إلكترونية دون الحاجة إلى استخدام الورق
  • إمكانية البحث الدقيق عن المعلومة
  • إمكانية الوصول إلى المستندات المطلوبة بشكل سريع

3-العلاقة بين برنامج المسح الضوئي وبرامج إدارة الوثائق

كما ذُكر سابقاً، فإن برنامج المسح الضوئي يقوم بتحويل الوثائق إلى نسخة يمكن التعديل فيها. لذا، فإنه من الضروري دمج مثل هذه البرنامج مع برامج إدارة الوثائق وذلك للحصول على أعلي كفاءة فى العمل يمكن الحصول عليها. فهذين البرنامجين يعملان سوياً على تحسين العمل وإنتاجيته، وكذلك إدارته بشكل جيد.

الخُلاصة

من الضروري كصاحب عمل استخدام كافة الوسائل المتاحة والتكنولوجيا الحديثة لتحسين جودة العمل وكفاءته. حيث يعتبر برنامج المسح الضوئي والتعرف على البيانات من أهم هذه الوسائل فى الفترة الراهنة.