الفرق بين نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ونظام إدارة المعرفة

الفرق بين نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ونظام إدارة المعرفة
في 8 مارس 2016 - كتب بواسطة

هناك دائماً، العديد من التداخل والاشتباك فى التمييز بين مفهوم “نظام إدارة الوثائق الإلكترونية” ومفهوم “نظام إدارة المعرفة الخاص بالمؤسسات” وذلك لتقارب أوجه الشبه بينهم. لذا، فيما يلى، سوف يتم توضيح الفرق بينهم ومعرفة أهمية ومميزات كلاً منهم بالإضافة إلى مدى فاعليته وتأثيره على إنتاجية العمل.

أولاً نظام إدارة الوثائق الإلكترونية:  يُعتبر هذا النظام أحد الأنظمة المُستخدمة وذلك عند تحويل طبيعة العمل من نظام الأرشفة الورقية إلى النظام الإلكتروني والإستغناء عن الورق. بالإضافة إلى أهميته فى نشر الوثائق، تخزينها، وكذلك استرجاعها. كما أن هذا النظام له أهمية كبيرة فى تصنيف البيانات، فهرستها، وأيضا فى تسهيل عملية البحث.

لذا، فإن هذا النظام يُعتبر من أحد الأنظمة الهامة التى تُساعد على زيادة إنتاجية العمل وذلك لإعتمادها على نظام تخزين البيانات مما يساهم فى القدرة على إعادة استخدام هذه البيانات مرة أخري والاستفادة منها عند الحاجة.

كما أن نظام إدارة الوثائق الإلكترونية يُقدم آلية التنظيم والتحكم التلقائى فى المستندات مما يُساهم وبشدة فى كفاءة دورة العمل اليومية.

ثانياً نظام حلول إدارة المعرفة الخاص بالمؤسسات: يُعتبر هذا المفهوم هو مفهوم أعم وأشمل مقارنة بنظام إدارة الوثائق الإلكترونية الذى يعتمد على الإدارة والتحكم فى مختلف الأنظمة التعريفية الخاصة بالمؤسسات. فالهدف الأساسي من نظام إدارة المعرفة هو تحسين العلاقات والإتصالات الداخلية بين الموظفين وذلك لتسهيل عملية تبادل الخبرات. فكل ما يحتاجه أى عمل لتبني وتطبيق مثل هذا النظام، هو توافر قاعدة بيانات، وأداة بحث لتيسيير وتسهيل سير العمل وإمكانية الاستفادة من الخبرات السابقة.

إلى جانب ذلك، يجب الأخذ فى عين الإعتبار أن مثل هذا النظام ليس بالشئ التافه أو الثانوي ولكنه جزء مهم وفعال فى منظومة حل المشكلات، حيث من خلاله يتم تحديد وتفعيل “الطريقة” المُناسبة لإدراك وحل المشكلة وليس فقط معرفتها. لذا، فإنه من الضروري إستخدام مثل هذا النظام فى المؤسسات للحصول على نتائج مثالية.

وأخيراً يجب التنويه على أهمية نظام حلول إدارة المعرفة فى توفير الوقت والجهد وذلك عند البحث عن شئ مُماثل أو حدث مُسبقاً للإستفادة منه.

الخُلاصة:

من الضروي كصاحب عمل يسعي إلى زيادة الربح وتحسين مُعدل كفاءة الإنتاج، يجب عليك دمج كلاً من نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ونظام حلول إدارة المعرفة وذلك للحصول على أفضل النتائج.