المعتقدات الشائعة حول كل ما يتعلق بالتقنيات الحديثة وكيفية إدارة العمل – الجزء الأول

المعتقدات الشائعة حول كل ما يتعلق بالتقنيات الحديثة وكيفية إدارة العمل – الجزء الأول
في 21 مارس 2016 - كتب بواسطة

فيما يلى، بعض المقتطفات والأسئلة وأجوابتها  حول كل ما يتعلق بإستخدام التقنيات الحديثة والبرمجيات وغيرها من الأساليب المُستخدمة فى تعزيز كفاءة إنتاجية العمل وإدارة الأعمال بطريقة صحيحة.

س: ما هى الطريقة المُثلى لإدارة الأعمال (خارجياً وداخلياً)؟

عند الحديث عن كيفية إدارة الأعمال لتحسين وتعزيز الإنتاجية وجودة وكفاءة العمل، يجب الأخذ فى عين الإعتبار أنه من المهم بل من الضروري وجود إدارة جيدة سواء داخلية أو خارجية. فالمقصود بالإدارة الخارجية هنا هو إستخدام برامج وتقنيات إدارة الوثائق والتقليل من إستخدام الورقيات وذلك لدورها الهام فى تسهيل التواصل بين العميل والشركة. حيث تتميز برامج إدارة الوثائق بسهولة التعديل والإستخدام. أما عن النوع الثاني وهو الإدارة الداخلية للعمل، فالمقصود بها هنا هو تيسيير التعامل بين الموظفين وبعضهم البعض وذلك لتوفير الوقت والجهد وسهولة البحث عن الملفات. لهذا، فإنه ينبغي على الشركة تدريب الموظفين وإرشادهم عن كيفية إستخدام البرامج الحديثة وتقسيم ومشاركة العمل فيما بينهم وذلك لتجنب التكرار والإستفادة من الخبرات السابقة.

س: هل هناك علاقة طردية بين إستخدام نظام إدارة الوثائق وبين زيادة كفاءة وإنتاجية العمل؟

بالطبع، حيث أن إستخدام نظام إدارة الوثائق يلعب دوراً هاماً فى تحسين كفاءة الموظف وجودة الإنتاج، وذلك  عن طريق توفيره كثير من الوقت والجهد. بالإضافة إلى تمكين الموظف من العمل من أى مكان مما يزيد من الإنتاجية والمعدل التنافسي بين الموظفين وبعضهم البعض  لزيادة الإنتاج.

س: هل من الضروري مواكبة العصر والإتجاه الجديد نحو إستخدام برامج إدارة الوثائق من خلال تطبيقات الهواتف الذكية؟

تعتبر التكنولوجيا وما يُعرف ب”الرقمنة” هو الإتجاه السائد فى عصرنا هذا وذلك فى شتى الأعمال اليومية. أما على المستوي الوظيفي، فإن إستخدام التطبيقات والبرمجيات والهواتف الذكية فى العمل، يعمل على زيادة الإنتاج ويُسهل على الموظفين وأصحاب الأعمال، القيام بأعمالهم ومتابعتها بشكل دوري من أي مكان وفى أي وقت. حيث يستطيع الموظف متابعة العمل وإنجازه دون الحاجة إلى الجلوس لفترات طويلة أمام الحاسب الآلى. علاوة على ذلك، فإن إستخدام ذلك يُعطى إنطباع جيد عن الشركة أمام العميل من حيث كونها مواكبة للتحديثات وتكنولوجيا العصر.

س: هل تتناسب تقنية إدارة الوثائق مع الأعمال التجارية الصغيرة وتخفيف العبء من على الموظفين؟

يتميز نظام إدارة الوثائق بكونه نظام فعال ومُناسب لجميع أنواع الأعمال بكافة أنواعها وأحجامها؛ سواء كانت كبيرة أو صغيرة. فعلاوة على ذلك، فإنه يُنصح بإستخدام نظام إدارة الوثائق عامة فى إدارة الأعمال وخاصة  فى الأعمال الصغيرة. ففى الشركات الصغيرة، يتحمل الموظف الواحد عبء العديد من الأعمال والمهام المتعددة. لذا، فإنه من الضروري إستخدام نظام إدارة الوثائق وذلك توفيراً للوقت وعدم إضاعته فى البحث عن مستند بعينه.

الخُلاصة:

يسعي أصحاب الأعمال إلى زيادة إنتاجية العمل وكفاءته بالإضافة إلى توفير وتقديم خدمات ذات جودة عالية للحصول على رضى العميل. لذا، فإنه من الضروري مواكبة العصر وإستخدام كل ما هو جديد من برامج وتقنيات حديثة وذلك لتحسين كفاءة العمل والتخفيف من ضغط العمل