الوثائق الرقمية يُمكنها أن تُعزز كفاءة عملك

الوثائق الرقمية يُمكنها أن تُعزز كفاءة عملك
في 8 مايو 2017 - كتب بواسطة

تنشأ الشركات في الأساس وذلك لخدمة العميل، فالعميل هو المُحرك الأساسي بل الحافز الرئيسي وراء “الحاجة” إلى مُنتج أو خدمة بعينها. لذا، يجب أن تُلبي الشركات إحتياجات العميل وتقديم خدمات تحظى على رضا العميل. لكن، السؤال هنا، هل إحتياجات العميل منذ 100 عام هي نفس الإحتياجات في وقتنا هذا أم تغيرت؟

بالطبع لا، فالإحتياجات تتغير كل يوم والتكنولوجيا أصبحت هى الإتجاه السائد في الوقت الحاضر. لذا، فيكف سيتم تلبية الإحتياجات “الجديدة” للعملاء بالتقنيات والطرق القديمة والإعتماد على إستخدام الورقيات والمُستندات. لذا، فقد حان الوقت لتحسين كفاءة سير العمل والإعتماد على التكنولوجيا الحديثة وإستخدام الأساليب الرقمية الحديثة. فإستخدام أنظمة إدارة وثائق مُناسب سيُساعدك على تطوير عملك بشكل إيجابي. دعونا نرى كيف:

  • بالنسبة لقسم المحاسبة: عندما نتحدث عن كل ما يتعلق بالفواتير، فإن أول ما يأتي في أذهاننا هو كم الأوراق المُستخدمه في تلك العمليات الحسابية. فالعميل يحتاج إلى رد سريع على إستفساراته وخاصة حينما يتعلق الأمر بالمال والفواتير. لذا، فإن إعتمادك على النظام الورقي، سيُهدر الكثير من الوقت في البحث عن فاتورة بعينها أو الموافقة عليها،
  • بالنسبة لقسم المبيعات: قسم المبيعات هو القسم الأهم على الإطلاق في أي مؤسسة عمل وذلك لأنه القسم المسؤل عن جلب الأرباح للشركة. لذا، فإنه من الضروري إستخدام الوسائل الإلكتروينة وبرامج إدارة الوثائق وذلك للحفاظ على المُستندات والعقود الهامة بشكل آمن وكذلك القدرة على إسترداد البيانات بطريقة آمنة وذلك حين الحاجة إليها،
  • إدارة العقود: يجب الحفاظ على العقود في مستودع آمن لا يستطيع الموظفين الإطلاع عليها إلا الموظفون المسؤلون والمُصرح لهم فقط. فهذه الطريقة ستُعزز من عملك.

أنظمة إدارة الوثائق المُقدمه من أيدوكس، ستُدعم عملك وتُساعدك على تطويره كما ناقشنا سابقاً.