ايدكوس … عصر جديد في أنظمة إداراة الوثائق

ايدكوس … عصر جديد في أنظمة إداراة الوثائق
في 13 February 2017 - كتب بواسطة

كما تحدثنا سابقاً عن أهمية أنظمة إدارة الوثائق والمستندات وتأثير ذلك على كفاءة العمل. فاليوم سنتحدث بالتفصيل عن برنامج ايدكوس وكيفية عمله:

يبدء ايدكوس بمرحلة المسح الضوئي للوثائق، يليها الفهرسة وعملية التنظيم، التحكم في الوثائق، البحث والإسترجاع، إضافة التعديلات، وأخيراً عملية المسح الضوئي للتعرف على الحروف.

فهذه العملية تُساعدك على زيادة إنتاجية العمل وكفاءته عن طريق تقليل التكلفة والوقت الضائع، تحسين الخدمة المُقدمة للعملاء، تخزين كافة الوثائق في مكان إلكتروني واحد آمن، الحفاظ على القدرة التنافسية من خلال زيادة كفاءة الأعمال،

مرحلة المسح الضوئي: هنا يُمكنك مسح الوثائق والمستندات ضوئياً واستخدام الفواصل (عدد الصفحات، الباركود، أو صفحة بيضاء)، وكذلك القدرة على استرجاع الملفات،

مرحلة الفهرسة: يُمكنك تحديد طريقة المسح الضوئي والاسترجاع، ملء البيانات، استخدام خاصية التعرف الضوئي على الحروف، وكذلك استرجاع البيانات،

مرحلة التظيم والحماية: لديك هنا امكانية تحديد والتفريق بين المستندات (باستخدام الألوان)، وجود مستودعات مُتعددة لتخزين الوثائق والمجلدات الفرعية، يوجد مستويات مُتعددة من الأمن (اسم المُستخدم، المُستودع، المجلد والمجلد الفرعي، وكذلك المستندات)، وكذلك العديد من الإمتيازات مثل (الاسترجاع، الطباعة، والبريد الإلكتروني)، وتخصيص مهام معينة للمُستخدمين الأفراد أو مجموعة من الأفراد،

مرحلة التعديل أو الشرح: هنا يُمكنك إضافة أنواع مختلفة من العلامات أو الشروح (كالخط، دائرة، أو مستطيل)، إضافة الطوابع والتوقيعات، وكذلك عمل التعديلات على المستندات عند الحاجة،

مرحلة التحكم: هنا يُمكنك الموافقة على استمرار تعديل المستند أو إيقاف التعديل، تحرير صور، مراجعة الملفات القديمة في أي وقت، وكذلك استرجاع المستندات القديمة في أي وقت،

مرحلة البحث والإسترجاع: هنا يُمكنك البحث عن البيانات التي تحتاجها، البحث في المُحتوى بأكلمه، وكذلك حفظ نتائج البحث السابقة،

أمثلة لخيارات البحث المُتعددة:

مرحلة التفعيل أو الإرسال: يُمكنك هنا إرسال الوثائق والمُستندات عبر البريد الإلكتروني، أو تنزيلها على جهاز الحاسب لديك، وكذلك يُمكنك تبادلها مع الآخرين،

مرحلة المسح الضوئي للتعرف على الحروف: هنا يُمكنك مسح المُحتوى والبحث فيه بإستخدام تقنية المسح الضوئي للتعرف على الأحرف،

أخر مراحل سير المستندات: هنا لديك بعض الصلاحيات على المُستند مثل القبول، الرفض، أو الحاجة إلى المراجعة. كما يُمكنك وضع كافة التعليقات قبل إتخاذ أي إجراء.

علاوة على ذلك، هناك بعض الصلاحيات أو الإمتيازات لايدكوس مثل القدرة على إضافة وثيقة، تعديل، أوحذفها، كما أن هناك تعدد في اللغة المُستخدمة (عربي أو إنجليزي)، توافقه مع برامج المايكروسوفت أوفيس، كما أنه متوافر بتطبيقات مُناسبة للكمبيوتر والهواتف الذكية.

ما سبق كان نبذة عن طريق سير العمل الخاص بـ ايدوكس … في إنتظار استفساراتكم.