الجوانب المتعددة لإستخدام برامج إدارة الوثائق لتوفير الوقت

الجوانب المتعددة لإستخدام برامج إدارة الوثائق لتوفير الوقت
في 16 October 2016 - كتب بواسطة

يُعتبر الهدف الأساسي وراء التحول لإستخدام البرامج الإلكترونية لإدارة سير العمل، هو زيادة كفاءة العمل وتوفير الوقت الذي بالتالي سينعكس على العائد من الاستثمار وأرباح الشركة. لذا، فالسؤال الآن، كيف سينعكس استخدام برامج إدارة الوثائق والتحول الرقمي أو الإلكتروني على إنتاجية العمل؟

بالطبع سينعكس ذلك على مؤسسة العمل من خلال توفير الكثير من الوقت وذلك لكونها تُساهم في زيادة التعاون المؤسسي. ففي الأسطر القليلة القادمة، سنقوم بتناول كافة الجوانب المتعلقة بتوفير الوقت من خلال استخدام نظام إدارة الوثائق.

1- تيسيير سير العمل

دائماً ما يُعتبر الاستخدام الورقي عقبة تُهدر الكثير من وقت الموظف. فالوقت الضائع في تكرار العملية نفسها، جمع البيانات يدوياً، أو استرجاع المعلومات، كل ذلك يُمكن حفظه من خلال استخدام برامج إدارة الوثائق. فعن طريق نقرة بسيطة أو استخدام أمر بعينه يُمكن تنفيذ العملية برمتها دون إهدار وقت.

2- سهولة استرجاع الوثائق

وفقاً للإحصائيات، فإن الموظفون يقضون ما يقرب من 20% من وقتهم في البحث عن الوثائق أو المستندات الورقية. لذا، فإن استخدام برامج إدارة الوثائق سيقوم بكافة تلك الأعمال والوظائف المُعقدة حيث يتم توفير الكثير من الوقت واسترجاع المعلومات بكل سهولة ويُسر.

3- الحفاظ على الوثائق وتأمينها

يُعتبر عنصر الأمان والسماح للمُستخدمين المُخول لهم فقط الدخول على الوثائق الهامة، هو أحد العناصر أو الجوانب الهامة التي لا تُوفر الوقت فقط ولكنها تُزيد من كفاءة العمل.

الخُلاصة

يُعتبر الاتجاه الرقمي واستخدام برامج إدارة الوثائق من الطرق الهامة التي تُساعد على توفير الكثير من الوقت، حيث أنها تُساعد الموظف في جعل الأولوية الأولى والأخيرة هي التركيز على نوعية الخدمة المُقدمة للعملاء بدلاً من إضاعة الكثير من الوقت في تكرار العمل ذاته.