تأهيل العملاء للتعامل مع أنظمة إدارة المحتوى

تأهيل العملاء للتعامل مع أنظمة إدارة المحتوى
في 22 January 2017 - كتب بواسطة

كما تحدثنا سابقاً عن أهمية تأهيل الموظفين إلى إستقبال التحول من الإستخدام الورقي والحد منه وكيفية التعامل مع أنظمة إدارة المحتوى ، فاليوم سنتناول أهمية تأهيل العملاء إلى التكيف مع ذلك التحول وتقبُل إستخدام الأنظمة الإلكترونية بدلاً من الورقيات وذلك لتحسين كفاءة وسير العمل. فالعميل هو دائماً وأبداً الأساس الذي يقوم عليه نجاح أي عمل.

فيجب الأخذ في عين الإعتبار أن العميل ينتابه الخوف والقلق حيال أي تغيير في حياته؛ فهذه طبيعية بشرية، فلك أن تتخيل رد فعل العميل تجاه تغير جذري وليس طفيف حيال عملهم الذي هو مصدر رزقهم؟ فالعميل مُعتاد على إستخدام الورقيات ومُراجعة الفواتير والمُستندات. لذا، فعليك تبسيط وشرح كافة التفاصيل للعميل وذلك ليستطيع تقبُل ذلك التغيير والإستغناء عن إستخدام الورقيات
وذلك من خلال إتباع التالي:

1- نشر الوعي وشرح كافة التفاصيل: يحتاج العميل إلى فهم كافة التفاصيل الكبيرة والصغيرة فيما يتعلق بعمله والتحول من إستخدام الورقيات إلى إستخدام أنظمة إدارة الوثائق وبرامج إدارة المُحتوى وكيف أن ذلك سيؤثر على كفاءة المُنتج أو الخدمة التي سيحصل عليها العميل. لذا، عليك أن يكون لديك فريق عمل مُدرب وعلى قدر عالي من الخبرة ليستطيع أن يُوضح ويشرح للعميل كل خطوة وتوضيح كيف أن إستخدام مثل تلك البرامج سيُساهم في زيادة كفاءة الخدمة المُقدمه. ليس هذا فقط، لكن توضيح أيضاً أن العميل سيكون له القدرة على مُراقبة ومُتابعة سير العمل الخاص به،

2- وجود رؤية واضحة: العميل يحتاج إلى أن يشعر بالأمان والإطمئنان حيال عمله. لذا، يجب أن يكون لديك رؤية واضحة وأهداف مُحددة. كما يجب أن يكون لدي إجابات واضحة وصريحة على كافة أسئلة العميل مثل: من هو المسؤل في عملية التحول هذه؟ كيف سيتم مُتابعة ورصد البيانات؟ ماذا عن إسترجاع وأرشفة البيانات؟ والعديد من الأسئلة الأخرى التي قد يسألها العميل.

الخُلاصة

قبل البدء في التحول من إستخدام الورقيات إلى أنظمة إدارة الوثائق، يجب عليك كصاحب عمل أن يكون لديك فريق عمل مؤهل ومُدرب على أعلى مُستوى وذلك لينشر الوعى بين العملاء وإظهار أن ذلك التغير الجذري وإستخدام أنظمة إدارة الوثائق سيؤثر بالإيجاب على إنتاجية العمل وكفاءته.