تدعيم هيكل معلومات التعليم العالي بإستخدام نظام إدارة الوثائق

تدعيم هيكل معلومات التعليم العالي بإستخدام نظام إدارة الوثائق
في 17 February 2015 - كتب بواسطة

التعليم العالي وتحدي تكلفة الإدارة

في السنوات الأخيرة زاد عدد الطلاب بشكل كبير و من ثَمّ زاد عدد الوثائق الورقية. حيث أن كثير من مؤسسات التعليم العالي تضع تخطيط إستراتيجي لهيكل المعلومات والوثائق عن طريق الإنتقال لنظام إدارة الوثائق الإلكتروني.

لنلقي نظرة علي بعض الأمثلة عن كيف يُمكن للمؤسسات الإستفادة من إستخدام نظام إدارة الوثائق في الأقسام المُختلفة.

قسم الحسابات – جمع الرسوم

تاريخياً شهد قسم الحسابات الوثائق الورقية في هيئة إيصالات ودفاتر وفواتير. الكثير من عدم الكفاءة تسبب في زيادة جوهرية في تكلفة القسم الإداري. بالإضافة إلي أن الطلبة قد اشتكوا من تأخير عملية الرسوم.

طبقّت جامعة بالإمارات المُتحدة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني وإستطاعت زيادة الكفاءة والقضاء علي الوثائق الورقية بالكامل تقريباً. وقد ساعد ذلك الجامعة لتخفيض نفقاتها للنصف.

  قسم القبول – التطبيق والوثائق الأكاديمية السابقة

بالرغم من أن قسم القبول في كثير من الجامعات عالمياً طبّق نظام التطبيق الإلكتروني، إلا أن السيناريو كان مُختلف في الماضي حيث كان يتم إستخدام التطبيقات الورقية. تخيل أن جامعة تستقبل 100,000 تطبيق ورقي كل عام.

كان حجم القوة العاملة والتخزين المطلوب لكل هذه الوثائق كبير جداً. منذ بدأ نظام التطبيق الإلكتروني والذي كان يُصنّف كحل لإدارة الوثائق وقد تم حل هذه المُشكلة.

خدمات الطلاب – المنح الدراسية/ تطبيقات المُساعدات المادية

آلاف الطُلاب يُقدمون كل عام علي مُساعدات مادية ويشهد هذا المكتب تدفق كبير في الوثائق في هيئة وثائق الدعم والتي تترواح بين خطابات تحفيز إلي ترشيح صاحب العمل. إلي فواتير الخدمات والمعلومات الضريبية لدعم الحاجة للمساعدة المادية.

كثير من المؤسسات في الولايات المُتحدة والشرق الأوسط بدأت تستخدم نظام إدارة الوثائق الإلكتروني حيث يستقبلون كل أنواع الوثائق في هيئة صورة أو PDF ويُخزنوها في مُستودع بفهرسة مُناسبة ووصف الميتا. في إستفتاء أُجري في الشرق الأوسط قال أن المُخالفات وعدم الكفاءة إنخفضوا بنسبة 63%. بالإضافة إلي أن منافع التكلفة التي يستقبلها القسم قد زادت بنسبة 51% عما كانت حينما لم يكن يُستخدم نظام إدارة الوثائق.

نظام إدارة الوثائق idox يُستخدم بشكل كبير في الشرق الأوسط وكثير من مؤسسات التعليم العالي تطمح لتطبيق نظام إدارة الوثائق والذي يُساعدهم لتقليل عدم الكفاءة والمُخالفات بينما يُقلل تكلفة الإدارة.

لو أنك تبحث عن حل مثل هذا إذا لا تحتاج المزيد من البحث، نظام إدارة الوثائق idox هو الحل المُناسب لك. احصل علي العرض الخاص بك علي الإنترنت وابدأ إدارة وثائقك.

استنتاج

مؤسسة التعليم العالي في أي بلد تحتوي دائماً كميات كبيرة من المستندات الورقية بسبب التطبيقات وأوراق الامتحان والوثائق المالية الأخرى. وهذه الوثائق الورقية تحتاج إلى مساحة  كبيرة للتخزين وبالتالي أصبح حل إدارة الوثائق أمراً ضرورياً لهيكلة نظام التعليم العالي. حيث يتم تخزين جميع الوثائق من خلال تطبيق DMS وتصبح المؤسسة غير ورقية.