تعرف على الفرق بين برامج تبادل الملفات وإدارة المحتوى المؤسسي

تعرف على الفرق بين برامج تبادل الملفات وإدارة المحتوى المؤسسي
في 5 September 2016 - كتب بواسطة

تعتمد كل مؤسسة عمل على اعطاء أولولية لأكثر من شئ كالجودة، الحصول على رضا العميل، كفاءة العمل، وكذلك زيادة الأرباح حيث تُشكل هذه العناصر أحد الركائز الأساسية في أي عمل تجاري.

فالجدير بالذكر، أن هناك نوعان من أصحاب الأعمال: النوع الأول هو صاحب العمل الذي لا يريد انفاق مال على شئ يُمكن ان يحصل عليه مجاناً، أما النوع الآخر فإنه لا يُمانع من انفاق المال وذلك للحصول على الأرباح كما هو مخطط. لذا، سنقوم بعرض اثنين من الوسائل الهامة بالنسبة لأي صاحب عمل وهما: برامج تبادل الملفات وأنظمة إدارة المحتوى المؤسسي.

1- أولاً: برامج أو خدمات تبادل الملفات

عند ذكر خدمات تبادل الملفات، فإنه من الجدير بالذكر الحديث عن خدمات درووب بوكس، جوجل دوكس، وبوكس. فهناك الكثير من رجال الأعمال يُفضلون مثل هذه الخدمات وذلك لكونها تُسهل من عملية التواصل بين الموظفين بعضهم البعض. علاوة على ذلك، فإنها خدمة مجانية توفر الكثير من الوقت ويُمكن تبادل الملفات من خلالها بكل سهولة.

فهذه الخدمات تُسرع من عمليات التواصل بين الموظفين مما ينعكس على طبيعة سير العمل وسرعته مما يؤثر على انتاج الشركة وبالتالي زيادة الأرباح.

2- إدارة المحتوى المؤسسي

نظام إدارة المحتوى المؤسسي بشكل عام أو أنظمة إدارة الوثائق بشكل خاص، هي تلك الوسيلة التي تُساعد في إدارة الوثائق والتحكم فيها بشكل فعال. فعلى الرغم من كونها ليست خدمة مجانية كخدمات تبادل الملفات الأخري التي تم الحديث عنها سابقاً، إلا أنها تتميز بالعديد من المميزات والخصائص الأخرى. فهذه الأنظمة تُمكِن الموظف من تخزين، فهرسة، استرجاع، وكذلك البحث عن الوثائق عند الحاجة إليها. بالإضافة إلي ذلك، فإن هذه الأنظمة تتميز بالحماية والسرية الكاملة حيث أن هناك أنظمة مراقبة تتعرف على الموظفين الذين قاموا بالدخول على ملف بعينه وعمل تعديل فيه وذلك في اي وقت بالتحديد مع معرفة التعديل الذي تم في المستند وذلك على عكس برامج تبادل الملفات التي تسمح لأي فرد بالدخول إلى المستند وعمل تعديل فيه دون معرفة من الفاعل ودون مراقبة.

الخُلاصة

تُعتبر خدمات تبادل الملفات وأنظمة إدارة الوثائق هما أحد الطرق الجديدة التي تُساهم في تحسين كفاءة العمل. لذا، ينبغي على كل صاحب عمل أن يتعرف على ايجابيات وسلبيات كل نظام قبل بدء العمل به.