كيفية تجهيز الموظفين لإستخدام أنظمة إدارة الوثائق

كيفية تجهيز الموظفين لإستخدام أنظمة إدارة الوثائق
في 18 يناير 2017 - كتب بواسطة

الأمر لا يتعلق فقط بتطبيق نظام مناسب لإدارة الوثائق في سير العمل الخاص بشركتك وضمان الكفاءة لها، حيثُ سيتوجب عليك القيام بإعداد وتجهيز موظفيك للتعامل مع مثل ذلك النظام باحترافية.

لذا، ففي الأسطُر القلية القادمة، ستقوم شركة اي دوكس بمُناقشة الأسباب الرئيسية لجعل موظفيك جاهزين للتعامل مع هذا النظام.

  1. إستخدام النظام الجديد: نظام تحسين سير العمل سيوفر لهم الكثير من الوقت والجُهد ولكنهم في حاجة إلى أن يعرفوا ذلك. لذا، إجتمع بهم وقُم بمُناقشة الأسباب التي قد دفعتك إلى تبني ذلك النظام في شركتك، كيف يُمكنهم الإستفادة منه، وكيف يُمكنهم إستخدامه بشكل إحترافي.
  2. يوم العمل أصبح أفضل مما مضى: البحث في مخزن كبير للوثائق ليس بالأمر الجيد ولا يستمتع به الكثيرون. لذا، قُم بعمل إجتماع مع الموظفين واخبرهم كيف يُمكن لهذا النظام أن يُسهل عليهم عملية البحث اليومية المملة.
  3. إحداث تحسن ملموس: لإثبات فكرتك، ستحتاج إلى تطبيقها على أرض الواقع. لذا، للقيام بهذا الأمر ستحتاج بالتأكيد أن تجعل موظفيك على علم بالهدف الأساسي من العمل بهذا النظام. بالتالي، ستتمكن من إثبات للإدارة أن هُناك حقاً تحسينات ملموسة وليس مُجرد فكرة.

الخُلاصة

نظام إدارة الوثائق يُمكن أن يضمن لك ولشركتك الكفاءة والإنتاجية. ستحتاج فقط إلى جعل فريقك وموظفينك على علم ودراية تامة بهذا النهج والعمل به باحترافية.