حلول إدارة السجلات الإلكترونية

حلول إدارة السجلات الإلكترونية
في 19 أغسطس 2015 - كتب بواسطة

اليوم، يشهد العالم ثورة تكنولوجية كبيرة وتشمل هذه الثورة أنظمة الإدارة المختلفة حيث يزداد حجم التعامُلات اليومية سواء في مؤسسات القطاع الخاص أو في الأجهزة الحكومية على حد سواء. تعتبر حلول إدارة السجلات الإلكترونية واحدة من أهم ركائز هذه الثورة نظراً لدورها في تحسين الأداء الإداري.

ما هو السجل؟

يمكن تعريف السجل بأنه الأوراق والمستندات والصور والعقود والمعاملات الخاصة بالمؤسسة ويوضح هذا التعريف أهمية توفير الخصوصية الكافية لهذه السجلات. لذلك يمكن اعتبار أن كل سجل هو وثيقة، ولكن ليس كل وثيقة سجلاً.

تُعد حلول إدارة السجلات الإلكترونية هي المسؤولة عن الحفاظ على جميع أنواع السجلات خلال دورة حياتها، كما أنها تحدد جدولا زمنيا للتخلص منها بعد فترة زمنية محددة.

تقوم إدارة السجلات الإلكترونية على وظيفتين أساسيتين:

  1. إنشاء نقطة مركزية لكافة السجلات للوصول بسهولة إلى أي سجل من قِبَل المستخدمين المصرح لهم.
  2. إمكانية التخلص من السجلات بعد فترة محددة.

الفرق بين إدارة الوثائق والسجلات

لا يمكن للبعض تحديد الفرق بين نظم إدارة الوثائق ونظم إدارة السجلات الإلكترونية بسبب المهام المشتركة بينهما.

ويمكن أن تشمل العديد من أنظمة إدارة الوثائق وظائف نظم إدارة السجلات الإلكترونية لكن لا يزال الفرق واضحاً بينهما حيث تُمكِن نظم إدارة الوثائق المستخدمين من تبادل الوثائق في حين أن أنظمة إدارة السجلات مُهمتها الحفاظ على الأوراق والمستندات المؤرشفة لفترة محدودة ثم التخلص منها وخلق ضوابط أكثر قوة لضمان الحماية لجميع أنواع السجلات.

مميزات نظم إدارة السجلات الإلكترونية

  • إدارة جميع أنواعالملفات والسجلات.
  • توفير التأمين الكافي للمعلومات.
  • ترتيب السجلات وتقسيمها إلى فئات على أساس الأنشطة التجارية.
  • مُتابعة الإستخدام لكل سجل من قِبَل المستخدمين المُصرَح لهم.
  • إنشاء تقارير دورية عن السجلات.
  • الإبقاء على السجلات لفترة محددة.

الخلاصة
يمكننا الآن تحديد أهمية نظم إدارة السجلات الإلكترونية، وتعريفها ومميزاتها. يمكننا ايضاً تحديد الفرق بين إدارة السجلات الإلكترونية وإدارة الوثائق ببساطة لإختيار أفضل حل للإدارة بما يتوافق مع العملاء ومُتطلباتهم.