دورة حياة الوثائق

دورة حياة الوثائق
في 9 January 2015 - كتب بواسطة

كل شئ له بداية ونهاية، وتسمي الفترة ما بين البداية والنهاية ب “دورة الحياة” والتي تتكون من كل ما يحدث في الفترة ما بين نقطة البداية والنهاية. الوثيقة علي سبيل المثال تُعرف بأنها تمثيل كتابي لأفكار شخص ما. وباللغة الرقمية الوثيقة هي ملف مكتوب يحتوي علي خطوط وألوان وأشكال وعناصر أخري. تلك الوثيقة أيضاً لها دورة حياة والتي تبدأ بكتابة الوثيقة وتنتهي بحفظها. وهذه هي العناصر التي تتكون منها دورة حياة الوثيقة:

البداية: كتابة الوثيقة هي بداية دورة حياتها. هنا يبدأ وجود الوثيقة سواء بطريقة مادية ملموسة أو بطريقة إلكترونية.

التحويل: هذه العملية تتضمن تحويل الوثيقة من حالتها المادية الملموسة للشكل الإلكتروني عن طريق إستخدام أساليب تكنولوجيا مثل الـ OMR والـOCR الـICR والمسح الضوئي. لو كانت الوثيقة إلكترونية منذ إنشاءها فهذه الخطوة يتم الإستغناء عنها خلال الدورة الحياتية للوثيقة.

الفهرسة: هذه العملية تتضمن إنشاء تعريف للوثائق، تُعرف هذه العملية بالفهرسة. البيانات الوصفية التي تتشكل خلال هذه العملية تستخدم أي وسائل وأدوات يدوية أو أوتوماتيكية. البيانات الوصفية هي ببساطة التي تحمل تعريف لبعض البيانات.

التخزين والإدارة: بمجرد فهرسة الوثائق يتم تخزينها في مخازن البيانات والأرشيف وأنظمة التخزين الأخري. من المهم تخزين الوثائق بطريقة مناسبة وسهلة لتصبح هذه الوثائق متاحة للإستخدام في أي وقت.

المدخل: هذه العملية هي إستخدام النصوص أو البينات الوصفية أو أدوات أخري للبحث عن الوثائق بعد تخزينها. أدوات البحث قد تضم محركات البحث و إستخراج البيانات.

إسترجاع الوثائق: في دورة حياة الوثائق الإسترجاع يشير إلي إظهار نتائج البحث بإستخدام وسائل البحث المُختلفة.

الإدارة: في دورة حياة الوثائق الإدارة تعني إدارة المُستخدمين الذي يستطيعون الدخول للوثائق ومحتواها. الأدوات المُستخدمة في عملية الإدارة تشمل أدوات الإدارة الإعلامية، وتقنيات النسخ الإحتياطية وأدوات إدارة السجلات.

إعادة توظيف: أحد المراحل في دورة حياة الوثيقة هو إعادة التوظيف أو الإصدار وإعادة الإصدار. أساس ذلك هو أن أي تغيير يطرأ علي الإصدار أو النسخة الأساسية من الوثيقة يتم خلق وثيقة جديدة مُستقلة بالتعديلات التي تم وضعها دون مسح أو تعديل الوثيقة الأصلية. بالإضافة إلي إمكانية إستخدام الوثائق لأغراض مختلفة.

المشاركة: المشاركة جزء مهم جداً في حياة الوثيقة. لنفترض أن تريد مشاركة وثيقة محددة مع مجموعة العمل أو مع أي مؤسسة أخري. عملية مُشاركة الوثائق مع كيانات أخري تسمي المشاركة في دورة حياة الوثيقة. أدوات المشاركة تتضمت البريد الإلكتروني والرسائل والتحدث عن بعد.

التوزيع: عملية نقل الوثائق بأمان تسمي التوزيع في دورة حياة الوثيقة. هناك الكثير من الأدوات التي تُستخدم لأغراض التوزيع والتي تتضمن الطباعة، نشر الوسائل الرقمية، والأقراص المضغوطة.

الحفظ: هي عملية حفظ البيانات القديمة لفترة محددة. يتم تخزين البيانات التاريخية بإستخدام أدوات مثل إدارة السجلات الرقمية، التحويل للشكل الآلي، دمج البيانات وتخزين البيانات.

التخلص من الوثيقة: في بعض الأحيان تكون بعض الوثائق علي درجة من الحساسية نظراً لأهميتها وبعد إنتهاء مدة حفظها يتم تدميرها بأمان بإستخدام أدوات مثل shredders وDOD-level data destruction . هذا يعلن نهاية هذه الوثائق تماماً بينما بعض الوثائق الأخري تمر بمرحلة واحدة نهائية هي الحفظ.

المحافظة: بعض الوثائق ذات الأهمية والقيمة العالية وتُستخدم لفترة طويلة تحتاج للمحافظة. المداخل لهذه الوثائق تكون لفترة طويلة وغير محددة بمعني أن مثل هذه الوثائق يدخل عليها العديد من الإدارات. الأدوات والتقنيات تتضمن توحيد المقاييس وتنسيق المستندات المحمولة.

كل هذه العناصر أو معظمها تخلق دورة حياة الوثيقة تبعاً لطبيعة ونوع الوثيقة. تابع موقعنا الإلكتروني لمعرفة كل ما هو جديد عن نظام الـDM وعن نظام الـidox.

استنتاج

تبدأ دورة الحياة الوثيقة منذ إنشاء مستند في شكل إلكتروني. وهذا الإنشاء يُمكن أن يتم إلكترونياً أو يُمكن أن يتم مسح الوثيقة لتحويلها إلى شكل رقمي. و المراحل الأربعة الرئيسية في دورة حياة الوثيقة هي المسح الضوئي والفهرسة والتخزين والإسترجاع. وبالإضافة إلى ذلك، هناك مراحل فرعية أخرى تشملها دورة حياة الوثيقة. يمكننا قول أن وظائف نظام إدارة الوثائق لدورة حياة الوثائق جيدة عند ضمان أن الوثائق تُدار بشكل صحيح وفعال.