العلاقة بين زيادة الأرباح واستخدام برامج إدارة الوثائق

العلاقة بين زيادة الأرباح واستخدام برامج إدارة الوثائق
في 25 August 2016 - كتب بواسطة

هناك أحد الأسئلة الأكثر شيوعاً وتداولاً والتي أثارت الكثير من الجدل وذلك من قِبَل أصحاب الأعمال وهي كيف يُمكن تحسين كفاءة العمل وزيادة الأرباح؟ لهذا، قبل الإجابة على مثل هذا السؤال ومعرفة بعض النصائح والمعلومات، يجب أولاً معرفة الفارق بين اثنين من المفاهيم الهامة ألا وهما “صافي الأرباح” و “العائد من الاستثمار” ثم التعرف على أهمية تحسين ذلك من خلال استخدام برامج وأنظمة  برامج إدارة الوثائق المُناسبة.

فـ “صافي الأرباح” هو ذلك المفهوم أو المصطلح الذي يُشير إلي الأرباح التي تحصل عليها الشركة صافية وذلك بعد تسديد كافة الديون ودفع رواتب الموظفين. أما “العائد على الاستثمار” هو ذلك المصطلح الذي يُشير إلي الفوائد المُكتسبة أو العائد من وراء الاستثمار. لذا، فالسؤال الذي يطرح نفسه هو: ما هي أهمية تحسين وزيادة صافي الأرباح وذلك عن طريق استخدام أنظمة إدارة الوثائق؟ ففيما يلي سنوضح تلك الأهمية وكيفية زيادة زيادة صافي الربح:

1- خفض التكاليف

من الجدير بالذكر أن استخدام نظام إدارة الوثائق يُقلل التكاليف المُنفقة على الإيميلات (البريد الالكتروني) ونتيجة لذلك، فهذا يُساعد في زيادة الأرباح بالطبع وتوفير الكثير من المال.

2- ضمان كفاءة العمل

الاعتماد على الأساليب والوسائل الإلكترونية يُساهم في زيادة كفاءة العمل وذلك نتيجة القدرة على إدارة الموظفين وتوجيههم جيداً، القدرة على التحكم في الأعمال اليدوية وتجنب تكرارها، وكذلك مُساعدة قسم الموارد البشرية في توجيه وإدارة الموظفين. علاوة على ذلك، فإنها تُساهم في توفير الوقت الضائع في القيام بالأعمال المتكررة نفسها. بالإضافة إلي ذلك، فإنها تُساهم في تقليل المخاطر المُتعلقة بحفظ السجلات.

3- تقديم خدمة جيدة للعملاء

يُعتبر العميل هو الأساس الجوهري لأي عمل وكذلك لأصحاب العمل، فالعميل هو مصدر الكسب أو الخسارة. لذلك، فإنه من الضروري البحث عن واستخدام كافة الأساليب الجديدة التي تُساعد في تسهيل تقديم خدمة عالية الجودة للعميل. فالعميل دائماً يحتاج إلي خدمة عالية الجودة وذلك بأقصى سرعة. لذا، فإنه من الضروري استخدام نظام إدارة الوثائق وذلك لتقديم خدمة مُميزة للعملاء بجودة وسرعة وكفاءة عالية.

الخُلاصة

يُعتبر نظام إدارة الوثائق من أحد التقنيات الهامة التي تؤثر على كلاً من صافي أرباح الشركة وكذلك العائد على الاستثمار. لذا، فإنه من الضروري دراسة فوائد مثل هذه الأنظمة واستخدامها لزيادة الإنتاج.