فهرسة الوثائق الرقمية

فهرسة الوثائق الرقمية
في 1 مارس 2016 - كتب بواسطة

تعرضت بعض الشركات والمؤسسات لعدة مشاكل نتيجة إستخدام الأساليب التقليدية لتخزين الوثائق مما دفع مطورين أنظمة إدارة الوثائق إلى إبتكار طُرق رقمية مُختلفة لفهرسة الوثائق إلكترونياً لتسهيل عملية التخزين والإسترجاع.

أنواع الفهرسة

هناك عدة أنواع للفهرسة الإلكترونية مثل :

الفهرسة الأبجدية

حيث يتم فهرسة الوثائق والمُستندات الرقمية أبجدياً مما يُسهل عملية البحث بإستخدام الحروف فقط للبحث عن الملف.

الفهرسة بالكلمات المُفتاحية

تتم الفهرسة من خلال الكلمات المُفتاحية وفقاً لأعمال المؤسسة وأنشطتها المُختلفة والعاملين بها.

 

فهرسة للإدارات

يُمكن تقسيم الملفات والمُستندات لكل إدارة حيث يتمكن المُستخدم من الوصول إلى الملفات التابعة لإدارته.

فوائد الفهرسة الإلكترونية

 

زيادة الإنتاجية

تُساعد الفهرسة الإلكترونية على سرعة العمل وإنجازه في الوقت المُحدد دون الرجوع للأعمال الروتينية والمكتبية.

الوصول للملفات عن بُعد

يُمكن للمُستخدم الوصول للمُستندات عن بُعد من خلال الفهرسة الإلكترونية مما يُتيح له إسترجاع المُستندات من أماكن مُختلفة.

تحسين خدمة العُملاء

يتم الوصول لبيانات العُملاء في أسرع وقت من خلال الفهرسة الإلكترونية مما يُزيد من إرضاء العميل وإرتفاع مستوى الخدمة.

إنخفاض التكلفة

تُعد تكاليف عملية الفهرسة الإلكترونية مُنخفضة مقارنةً بالتكاليف المدفوعة أثناء إستخدام المُستندات الورقية والخسائر المُترتبة عليها.

سهولة عملية الفهرسة

تتم الفهرسة بإستخدام برمجيات متطورة من خلال خطوات ثابتة يقوم بها المُستخدم لفهرسة المُستندات.

الحفاظ على سرية المُستندات

تُساعد الفهرسة الإلكترونية على وصول المُستخدم المُصرَح له فقط للمستندات وهذا الأمر يُحافظ على سرية المستندات وتجنُب إختراقها.

الخُلاصة

هناك العديد من العوامل التي ساعدت في نجاح برمجيات أنظمة إدارة الوثائق ومن أهم هذه العوامل الفهرسة الإلكترونية بأنواعها المُختلفة وفوائدها المُتعددة التي تُساعد على زيادة الإنتاجية وتحسين أداء العمل وتوفير الوقت.

يُمكنك زيارة الموقع الإلكتروني لمزيد من المعلومات كما يُمكنك المُشاركة من خلال التعليقات أو مراسلة الفريق عن طريق البريد الإلكتروني.