كيفية حفظ وتأمين بيانات العملاء

كيفية حفظ وتأمين بيانات العملاء
في 25 سبتمبر 2016 - كتب بواسطة

يُعتبر الهدف من أي عمل سواء أكان كبير الحجم، متوسط، أو صغير، هو الحفاظ على جسر الثقة بينه وبين العملاء وذلك من خلال التأمين الجيد والفعال لبيانات العميل والتقليل من نسبة الخطأ وتسرب البيانات. فحماية البيانات هي الشئ الوحيد بل الأساسي الذي يسعى أي عميل من التأكد منها.

فعند الحديث عن الشركات، البنوك، والصناعات المختلفة وخاصة الصناعات التي تتعلق بالأموال أو قسم الحسابات في أي شركة على وجه الخصوص، فإن الشركات والإدارات المالية في قلق دائم وذلك للتفكير في أفضل الطرق الفعالة للحفاظ على الوثائق والمستندات الهامة وعدم إضاعة أي منها وذلك لتجنب العديد من الخسائر.

علاوة على ذلك، فإن استخدام الأوراق أو المستندات وخاصة فيما يتعلق بالتعاملات المالية، بجانب بكونه أمر محفوف بالكثير من المخاطر إلا إنه أمر يستغرق الكثير من الوقت وذلك لصعوبة العثور على الوثائق عند الحاجة إليها. لهذا، ظهرت الحاجة إلي وجود برامج إدارة الوثائق.

أهمية برامج إدارة الوثائق بالنسبة لقسم الحسابات

  1. القدرة على الحفاظ وتأمين المستندات بطريقة صحيحة وذلك من خلال تطبيقات آمنة والسماح للموظفين المُصرح لهم فقط بالدخول والاطلاع على البيانات،
  2. تسهيل عملية البحث عن الوثائق وذلك للمُستخدمين المُصرح لهم فقط،
  3. لكل عضو مُصرح له الدخول، بيانات تسجيل دخول وإنشاء حساب خاصة به فقط،
  4. توفير الوقت والجهد وكذلك تخفيف العمل ليكون الشاغل الأساسي هو تقديم خدمة أفضل للعميل وذلك لأن البيانات مُأمنة بالفعل والتكاليف المُنفقة انخفضت وذلك نتيجة التقليل من استخدام المستندات الورقية،
  5. القدرة على استرجاع البيانات وتخزينها وذلك في مكان الكتروني آمن،
  6. تعزيز العلاقات مع العملاء وكذلك ارتفاع دخل الشركة،
  7. ضمان وجود إشراف مُأمن على الوثائق.

الخُلاصة

يُعتبر نظام إدارة الوثائق هو أحد البرامج أو الأنظمة الهامة في الوقت الحاضر وخاصة للقسم المالي في الشركة وذلك للقدرة على تأمين البيانات جيداً وتقديم خدمة تُناسب احتياجات العميل وتنال ثقته.