كيفية ضمان سرية المُستندات والوثائق

كيفية ضمان سرية المُستندات والوثائق
في 28 December 2015 - كتب بواسطة

تُعد سرية الوثائق المُستندات لأي مؤسسة أمر ضروري ويتطلب الحفاظ على هذه السرية وضع صلاحيات مُحددة للمُستخدمين لضمان إستخدام صحيح وعدم ضياع المُستندات.

 

تقسيم المُستندات وتحديد أهميتها

معرفة محتوى كل مُستند وتحديد أهميته يُساعد على وضع القواعد الصحيحة لإستخدام المُستند بالشكل المُناسب من قبّل الجهات المُتخصصة مما يجعل عملية سير العمل أسهل مع ضمان وصول المستندات دون ضياع.

 

إستخدام البرمجيات المتطورة

إستخدام أنظمة إدارة الوثائق من خلال البرامج المتطورة يضمن للمؤسسة الحفاظ على المُستندات والملفات لجميع الأقسام حيث إستخدام عمليات التشفير الإلكترونية مما يضمن لها دورة حياة أمنة دون الإنتقال بين أيدي العاملين بمُختلف مكانتهم الوظيفية.

 

وضع الضوابط

عملية وضع الضوابط لإستخدام المُستندات من أهم عوامل الحفاظ على المُستندات حيث تحديد مدى سماحية المُستخدم لإستخدام المُستند مثل إمكانية التعديل والمسح والإضافة والطباعة ايضاً. وهذه الضوابط تُعد امرا سهلا بإستخدام أنظمة التشغيل الآلي وتعريف العاملين بها.

 

الخُلاصة

من الضروري الإحتفاظ بسرية جميع المُستندات في المؤسسة وتحديد مدى أهمية محتواها والحفاظ عليه من خلال بعض الخطوات لضمان دورة عمل صحيحة دون إختراق لأي معلومات.

لمزيد من المعلومات والنصائح يُمكنك زيارة موقع شركة iDOX الإلكتروني حيث أحدث أنظمة إدارة الوثائق والمُستندات كما يُمكنك المشاركة من خلال التعليقات ومراسلة فريقنا المُحترف للأسئلة والإستشارة لإدارة الوثائق بأنواعها المُختلفة.