كيف تؤثر إدارة الوثائق الورقية على كفاءة العمل في شركتك؟

كيف تؤثر إدارة الوثائق الورقية على كفاءة العمل في شركتك؟
في 29 March 2018 - كتب بواسطة

نجاح أي منظومة يعتمد على عدد من العوامل أهمها مدى فهم واستيعاب الموظفين لأهمية الوقت والإنفاق المادي، وبالطبع المنظومات التي تستخدم نظام إدارة الوثائق الورقي لا تحافظ على هذه العوامل.

لذا، في الأسطر القادمة، ستقوم ايدوكس بعرض شرح بسيط للتأثيرات السلبية التي تتعرض لها شركتك نتيجة لنظام إدارة الوثائق الورقي:

  • عمليات البحث التي تتطلب التدخل البدني تستغرق وقت أطول من اللازم نظرًا لأن الوثائق التي يتم تخزينها بطرق تقليدية معرضة لأن يتم تخزينها بشكل غير صحيح ما سيمنعك بالتأكيد من تحقيق المزيد في العمل،
  • عمليات الحصول على موافقة على مُستند مُعين تدخل في سلسلة طويلة وتقليدية من خطوات العمل ليتم في البداية مُراجعة المُستند من قبل العديد من الموظفين حتى يتم الحصول على الموافقة النهائية، وفي حالة غياب موظف واحد من السلسلة، سيتم تعطيل الموافقة على المُستند حتى يعود الموظف من إجازته ما يُساعد على إهدار الوقت بشكل كبير،
  • من المُمكن أن يستغرق منك الأمر أيامًا للبحث عن وثيقة مُعينة وقد تكون في الحقيقة تم إلقائها بشكل خاطئ في سلة المُهملات وسينتهي بك الأمر تقوم بإنشاءها من جديد،
  • في حالة حدوث كارثة ما، كافة الأوراق والمُستندات الهامة في شركتك ستضيع إلى الأبد والحل الوحيد في هذه الحالة أن تقوم بإنشاء كافة هذه المُستندات من جديد ما سيُعرضك إلى خُسارة كبيرة.

لا شك أن رقمنة عمليات إدارة الوثائق في مؤسستك سيمنعك من مواجهة المواقف المذكورة أعلاه.

iDOX هو نظام إدارة الوثائق الذي تحتاج إليه لرقمنة شركتك.