كيف تؤثر نظم إدارة الوثائق الإلكترونية على كفاءة العمل في شركتك؟

كيف تؤثر نظم إدارة الوثائق الإلكترونية على كفاءة العمل في شركتك؟
في 29 مارس 2018 - كتب بواسطة

نجاح أي منظومة يعتمد على عدد من العوامل أهمها مدى فهم واستيعاب الموظفين لأهمية الوقت والإنفاق المادي، وبالطبع المنظومات التي لا تستخدم نظم إدارة الوثائق الإلكترونية لا تحافظ على هذه العوامل.

لذا، في الأسطر القادمة، ستقوم ايدوكس بعرض شرح بسيط للتأثيرات السلبية التي تتعرض لها شركتك نتيجة لعدم استخدام نظم إدارة الوثائق الإلكترونية:

  • عمليات البحث التي تتطلب التدخل البدني تستغرق وقت أطول من اللازم نظرًا لأن الوثائق التي يتم تخزينها بطرق تقليدية وبدون استخدام نظم إدارة الوثائق الإلكترونية معرضة لأن يتم تخزينها بشكل غير صحيح ما سيمنعك بالتأكيد من تحقيق المزيد في العمل،
  • في حالة عدم امتلاك نظم إدارة الوثائق الإلكترونية، فإن عمليات الحصول على موافقة على مُستند مُعين تدخل في سلسلة طويلة وتقليدية من خطوات العمل ليتم في البداية مُراجعة المُستند من قبل العديد من الموظفين حتى يتم الحصول على الموافقة النهائية، وفي حالة غياب موظف واحد من السلسلة، سيتم تعطيل الموافقة على المُستند حتى يعود الموظف من إجازته ما يُساعد على إهدار الوقت بشكل كبير،
  • من المُمكن أن يستغرق منك الأمر أيامًا للبحث عن وثيقة مُعينة وقد تكون في الحقيقة تم إلقائها بشكل خاطئ في سلة المُهملات وسينتهي بك الأمر تقوم بإنشاءها من جديد. لذا، أنت في حاجة إلى استخدام نظم إدارة الوثائق الإلكترونية،
  • في حالة حدوث كارثة ما، كافة الأوراق والمُستندات الهامة في شركتك ستضيع إلى الأبد والحل الوحيد في هذه الحالة أن تقوم بإنشاء كافة هذه المُستندات من جديد ما سيُعرضك إلى خُسارة كبيرة. في هذه الحالة، سيكون من الرائع استخدام أحد نظم إدارة الوثائق الإلكترونية.

لا شك أن رقمنة عمليات إدارة الوثائق في مؤسستك سيمنعك من مواجهة المواقف المذكورة أعلاه.

iDOX هو أحد نظم  إدارة الوثائق الإلكترونية الذي تحتاج إليه لرقمنة شركتك.