كيف تختار نظام إدارة الوثائق المُناسب

كيف تختار نظام إدارة الوثائق المُناسب
في 23 نوفمبر 2015 - كتب بواسطة

هناك العديد من أنظمة إدارة الوثائق المُختلفة وماعليك غير إختيار النظام الأنسب لعملك لتحقيق جميع الأهداف والمُتطلبات وتحسين الأداء.

 

التأكد من التوافق مع البنية التحتية للمؤسسة

يجب معرفة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في المؤسسة وبناءً عليها يُمكن إختيار النظام الأنسب لإدارة الوثائق والمُستندات.

 

معرفة طُرق الصيانة والتطبيق من خلال الشركة

من الضروري التأكد من الشركة ومعرفة طُرق تطبيق برمجيات إدارة الوثائق والمُستندات المُقدم من خلالها وإجراءات الصيانة.

 

تدريب طاقم العمل

تُقدم الشركات الرائدة في مجال إدارة الوثائق والمُستندات مثل (iDOX)التدريب الكافي لطاقم العمل لضمان الإستخدام الأمثل.

 

إمكانية تطوير النظام

تتطور الأعمال سريعاً بشكل مُستمر مما يجعلها تتطلب إحتياجات جديدة وهذا الأمر يستدعي القيام ببعض التحديثات لنظام إدارة الوثائق في المُنظمة.

 

تحديد التكاليف

قبل الشروع في إختيار نظام إدارة الوثائق المُناسب يجب دراسة التكاليف المُتعلقة بإستخدام هذا النظام الجديد. كما يجب ايضاً تحديد العائد والأرباح الناتجة من إستخدام هذا النظام.

 

الخُلاصة

أصبحت جميع المؤسسات والشركات اليوم في حاجة إلى أنظمة إدارة الوثائق وإستخدام التطبيقات وفقاً لحجم الشركة. لذلك يجب تحديد بعض العوامل للوصول إلى الإختيار الأنسب لتحقيق أهداف شركتك وتطوير عملك وتحسين الأداء.