كيف تُصبح الأعمال الورقية عائق لنجاح شركتك

كيف تُصبح الأعمال الورقية عائق لنجاح شركتك
في 14 ديسمبر 2015 - كتب بواسطة

 

تُمثل الأعمال الورقية اليوم عقبة في مسار نجاح أي عمل لذلك تسعى جميع الشركات والمؤسسات بأحجامها المُختلفة إلى الإستغناء عن إستخدام الأوراق. وهناك عدة أسباب تجعل الإستمرار في إستخدام الأوراق عائق للنجاح مثل :

إهدار الوقت

البحث عن الملفات الورقية يستغرق المزيد من الوقت في حين انه عند إستخدام نظام برمجي لإدارة الوثائق يُمكنك من خلاله البحث عن أي ملف بعد عملية المسح الضوئي له بكلمة مُفتاحية أو وصف مُحدد.

 

صعوبة الإحتفاظ بسرية الوثائق

من الصعب تأمين الوثائق الورقية حيث يتناولها العديد من الأشخاص ويُمكنهم الإطلاع على محتواها بسهولة مما جعل أنظمة إدارة الوثائق الحل الأفضل حيث يتم وضع قيود للوصول لهذه الملفات.

 

ضياع المُستندات

تتعرض المُستندات والوثائق الورقية إلى الضياع أو الإتلاف بسهولة، لكن عند تحويلها إلى مُستندات رقمية يُمكن عمل نُسخ إضافية وتخزينها في المكان المُناسب وإجتناب العديد من المخاطر.

 

زيادة تكاليف إستخدام الأوراق ومُلحقاتها

يزداد مُعدل تكاليف إستخدام الأوراق يومياً ويُمكن توفير هذه الأموال للنهوض بالشركة وتحسين أداء الموظفين وزيادة كفاءة الإنتاج.

 

زيادة نسبة الخطأ

نظراً لإعتماد الوثائق الورقية على العنصر البشري بشكل أساسي تزدات مُعدلات الخطأ الوارد حدوثها مما ينتُج عنه تعطيل سير العمل.

 

الخُلاصة

تسير كل المؤسسات والشركات بخُطى ثابتة للتخلص من الأعمال الورقية لما تُسبب من تعطيل مسار العمل وتحسين الأداء.