لماذا يُستخدم نظام إدارة الوثائق بدلاً من محرك أقراص الشبكة

لماذا يُستخدم نظام إدارة الوثائق بدلاً من محرك أقراص الشبكة
في 20 فبراير 2015 - كتب بواسطة

في جميع المؤسسات سواء كانت صغيرة أومتوسطة أوكبيرة الحجم لابد من وجود شبكة محلية داخلية للإتصال والمراقبة وضمان الإستخدام الآمِن لجميع أجهزة الكمبيوتر الفردية داخل تلك المنظمة. هناك مسار آمِن لإستخدام محرك أقراص الشبكة حيث يقوم الموظفين بتخزين جميع أنواع البيانات.

إستخدام محركات أقراص الشبكة لتخزين المستندات قد يبدو حلاً معقولا للوهلة الأولى ولكن ذلك غير صحيح. سوف تجد أن التخزين من خلال الشبكة يدفع إلى فوضى كاملة مع عدم وجود هيكلة للحماية ضد أى إستعمال داخلي خاطئ. وضع الوثائق والملفات الخاصة بك بصيغة PDF على محرك أقراص الشبكة دون أي هيكلة يُعتبر تخزين في خزانة إلكترونية فوضوية.

هيكلة المشكلة والحل

عندما يتعلق الأمر بتخزين الوثائق بواسطة محركات أقراص الشبكة نجد أن المشكلة الأكبر تظهر في الهيكلة. مثال على ذلك إذا كانت المنظمة لديها 100 موظف يقومون بحفظ جميع أنواع الملفات (وورد، صور، PDF، إكسل، باور بوينت) على محركات أقراص الشبكة. فإن الموظفين يقضون نصف وقتهم في البحث عن ملفاتهم في كل تلك الفوضى.

يوفر نظام إدارة الوثائق الهيكلة المناسبة جنباً إلى جنب مع خيارات الفهرسة المناسبة لتخزين وإدارة وإسترجاع الوثائق الخاصة بك. نظام iDOX DMS يُمكنك من فتح التطبيق ببساطة، ووضع بعض الكلمات الرئيسية في المستند في مكان البحث، ثم الضغط على ENTER   سوف تحصل على الوثيقة المطلوبة خلال ثواني. هذا النظام يوفر الوقت بجانب القضاء على الفوضى.

معرفة المشكلة وإصدار الحل

ترجع معرفة المشكلة وحلها إلى المراجعات التي يتم إجراؤها على وثائق مختلفة على مر الزمن. ويتم مراجعة الوثائق من وقت لآخر من قِبل الموظفين الذين يقومون بإجراء تعديلات على الوثيقة. إذا وضعت وثيقة على محرك أقراص شبكة لم يكن لديك القدرة على تحديد صلاحيات تعديلها وإجراء التغييرات عليها من قِبل الموظفين. وفي معظم الأحيان إذا تم إجراء أي تغيير في الوثيقة فلا يمكنك الوصول لنسختها السابقة قبل التعديل.

نظام إدارة الوثائق من iDOX يحل هذه المشكلة عن طريق توفير ميزة مدمجة في الإصدارات. حيث يتم تسجيل أي تغييرات يتم إجراؤها على الوثيقة باستخدام DMS وتعيين إصدار الوثائق وضمان أن أي شخص يقوم بعملية التعديل لديه الحق في الوصول للوثائق وتعديلها ثم يقوم بحفظها بالشكل الصحيح.

مشكلة التأمين وحلولها

 يُعتبر تأمين الوثائق هو مصدر قلق كبير عند تخزين الملفات على محرك أقراص الشبكة. أي شخص لديه حق الوصول إلى الشبكة يمكنه نسخ وإستخدام الوثائق السرية بشكل سئ. عانت العديد من المنظمات في السنوات الماضية بسبب الخسائر التي أحدثها عدم التأمين الكافي للشبكات.

برنامج إدارة الوثائق iDOX يحل هذه المشكلة عن طريق تنفيذ الصناعات والبروتوكولات الأمنية الخاصة به لإختبار عملية تأمين الوثائق مع توفير النُسخ الإحتياطية المناسبة وكذلك تحديد المستخدمين المُصرح لهم بالوصول لهذه المستندات.

 إذا كان عملك على نطاق ضيق حيث تتكون المنظمة من 510  موظفين، يمكنك إستخدام أقراص التخزين على الشبكة وهذا الخيار قابلا للتطبيق ولكن كلما زاد عدد الموظفين أدى ذلك إلى وجوب وجود أحد التطبيقات التي تساعد في توفير بنية قوية للفهرسة والتأمين والإصدارات للمستندات الخاصة بك .

نظام iDOX لإدارة الوثائق يقدم كل هذه الميزات وأكثر من ذلك. كما يمكنك الحصول على عرض تجريبي خلال شبكة الإنترنت وفِهم كيفية تخزين المستندات الخاصة بك والحصول على أفضل عناية مع أفضل نظام برمجي لحفظ وإدراة الوثائق والمستندات في الشرق الأوسط.

استنتاج

العديد من المنظمات تختار طريقة  لتخزين المستندات بإستخدام  محرك أقراص الشبكة الداخلية للمنظمة حيث وجود بنية تحتية لشبكة الإنترانت أو كما نسميها الشبكة المحلية. يُمكن للموظفين أن يقوموا بتخزين المستندات الخاصة بهم على هذا القرص ويمكن للموظفين الآخرين الوصول إليها، كما يُمكن تغييرها أو حتى حذفها. وهنا يوضح عدم وجود الهيكلة المناسبة وهذا هو السبب في الإتجاه إلى نظام إدارة الوثائق، وقد أصبح هذا هو الحل الأفضل لما يوفره من الرقابة والأمن و تخزين التغييرات والتعديلات الحادثة بالمستندات. أدركت المنظمات الآن العائد من الإستثمار السليم من خلال DMS، وكثير منهم بالفعل بدأ في تنفيذ هذا النظام داخل المنظمة.