ماذا عن دورة حياة الوثائق والمستندات؟

ماذا عن دورة حياة الوثائق والمستندات؟
في 31 January 2017 - كتب بواسطة

كل شئ في هذا العالم له نقطة بداية ونقطة نهاية. فهذه العملية تُسمى “دورة الحياة”. لذا، فماذا عن دورة حياة الوثائق والمستندات؟

المرحلة الأولى: قبل التحول الإلكتروني

عند إنشاء مُستند ما، تأتي خطوة تحويل المُستندات أو الوثائق إلى الشكل الإلكتروني وذلك عن طريق استخدام التقنيات الضوئية للتعرف على ومُعالجة الحروف، ثم تأتي خطوة فهرسة البيانات. بعد ذلك، يُمكن التحكم في البيانات وتحزينها بجودة عالية وبطريقة يُمكن الوصول إليها.

المرحلة الثانية: التحول الإلكتروني

هذه المرحلة تضمن الوصول الآمن للبيانات، إسترجاعها، مُراجعتها، وكذلك تبادلها بين الموظفين وأخيراً التحول الآمن للبيانات.

المرحلة الثالثة: ما بعد التحول الإلكتروني الآمن

أما هذه المرحلة، يُمكن من خلالها طبع البيانات والحفاظ على القديم منها. فمن ناحية أخرى، يُمكن التخلص من البيانات التي لا تحتاج إليها. أما إذا كانت المستندات أو الوثائق هامة، فإنها تمُر بمرحلة “الحفظ”.

الخُلاصة

المسح الضوئي، الفهرسة، التخزين، وكذلك الإسترجاع، هي المراحل الأساسية لدورة حياة الوثائق.