ماذا عن نظام إدارة جديد لحل مشاكل إدارة المحتوى؟

ماذا عن نظام إدارة جديد لحل مشاكل إدارة المحتوى؟
في 28 يونيو 2016 - كتب بواسطة

في مجال الإدارة وخاصة مجال إدارة الوثائق، يُشير مفهوم “المحتوى” إلي الوثائق، السجلات، التسجيلات، وغيرها من المستندات التي تحتاج إلي تخزين، أرشفة، أو تداول بين الموظفين. فيُمكن حصر أشكال مُحتوى الشركات فيما يلي: المعلومات، العقود، الفواتير، التقارير، وغيرها من المستندات.

فدورة عمل الموظف الطبيعية هي البحث عن المعلومات، جمعها، وأرشفتها عند الحاجة. فهذه المهام هي مهام يدوية يقوم بها الموظف مما يتسبب في ضياع الكثير من الوقت والجهد. لهذا، ظهرت الحاجة إلي وجود نظام أو ديناميكية مُعينة للقيام بهذه الأعمال اليدوية وتسهيلها على الموظف وبالتالي سينعكس ذلك على كفاءة العمل. لهذا، ظهر نظام إدارة المحتوى والذي يُساهم في تخفيف عبء الأعمال اليدوية التي يقوم بها الموظف وبالتالي ينعكس ذلك علي المؤسسة ويجعلها تُدير الأعمال بكفاءة أكبر. فنظام إدارة المحتوى أو الوثائق يُساعد في إدارة وكذلك استرجاع المعلومات المطلوبة.

العلاقة بين نظام إدارة المحتوى وإيراد الشركة

تُشير الإحصائيات إلي أن الشركات تخسر الكثير من الأموال وذلك بسبب ضياع الكثير من وقت ومجهود الموظف في البحث عن الوثائق والمعلومات المطلوبة. فالبطبع، هذا يؤثر على سير العمل، اتخاذ القرارت، إنتاجية العمل، وكذلك رضا العملاء. لهذا، أصبح من الضروري وجود نظام إلكتروني لإدارة المحتوي ويُساعد في التخلص من الأوراق ويُوفر الوقت والجهد.

أما عن خصائص نظام إدارة المحتوي الجيد فهي كالتالي

  1. وجود أداة تصوير،
  2. خاصية تحديد مكان المُستندات،
  3. إدارة جيدة لسير العمل،
  4. الأمن والجماية.

الخُلاصة

يُشير مفهوم “المحتوي” إلي “ماهية” الأشياء المُراد إدارتها وتنظيمها كالمعلومات، الوثائق، والعقود. أما كلمة “إدارة” فهي تُشير إلي “كيفية” تنظيم ذاك المحتوى والخطوات والطرق التي ستتبعها الشركة لإدارة الوثائق. أما “نظام” فهو تلك الآلية أو الديناميكية التي تشمل كل ما سبق وتُنتجه بطريقة مُثلى.