ما الفرق بين إدارة السجلات والملفات؟

ما الفرق بين إدارة السجلات والملفات؟
في 9 يناير 2015 - كتب بواسطة

قد تبدو إدارة الملفات وإدارة السجلات وجهان لعملة واحدة ولكن توجد بعض الفروق بينهما والتي لا يلاحظها الكثير من الناس ويعتبرون أن كلاهما يشبه الآخر في كل شئ.

إدارة الملفات تشير إلي إدارة بعض الملفات الورقية، الملفات الإلكترونية، والبريد الإلكتروني، والفواتير، والتواصل الإلكتروني، وغيرها من البنود التي من خلالها تستطيع أداء الوظائف الأساسية للـDMS(Data Management System) نظام إدارة البيانات والذي يحتوي علي الفهرسة والإستعادة.

إدارة السجلات تحتوي علي إدارة الملفات السابق ذكرها ولكن في حالتها النهائية والتي لا تحتاج لتعديل. إذا كانت تقابل معيار السجل في التصنيف والتخزين والأمن والإبادة والأرشفة، في هذه الحالة يسمي الملف “سجل”.

نظام إدارة الملف

–          تنظيم دقيق للملفات

–          تفصيل دقيق وسريع لخيارات البحث

–          يجعل المنظمات بلا أوراق لأنه يقوم بعمل ملفات رقمية.

–          تبسيط المعلومات وسير العمل.

–          إلتقاط، فهرسة، إستعادة وإلغاء

نظام إدارة السجلات

–          تعريف السجلان في الجرد

–          تعريف ملكية السجلات

–          التخلص من الملفات

–          تصنيف، تخزين، أرشفة، تدمير

الفرق الأساسي بين كلاً منهما يرتبط بالطريقة  والهدف النهائي لإدارة الملفات والسجلات. الهدف من نظام إدارة الملفات هو إمداد المُستخدمين بمدخل سريع لأي ملف في أي وقت وأي مكان وفي الوقت ذاته توفير إستخدام الورق. الأمر ذاته بالنسبة للهدف من نظام إدارة السجلات ولكن تذكر أن السجلات ما هي إلا ملفات لا يمكن أن تتغير ويصبح الهدف النهائي من ذلك أرشفة هذه السجلات للإحتفاظ بها بغرض عرضها في المستقبل.

علي الجانب الآخر تختلف الطريقة أيضاً لأن في نظام إدارة الملفات يكون الأساس توصيل المحتوي بينما في نظام إدارة السجلات الهدف هو أرشفة المحتوي القائم. فما الذي يجعل نظام إدارة الملفات مُوصل للمحتوي؟

 

document and record system

 

الإجابة بسيطة لأن كل الأنشطة في أي نظام لإدارة الملفات يرتكز علي ملفات مكتوبة وطرق البحث تستلزم إستخدام كلمات أساسية لإستعادة الملف. بعكس نظام إدارة السجلات الذي يرتكز علي السياق القائم لأ الأرشفة تكون علي حسب نوع السجل (سجلات التأمينات، سجلات الفوائد(

هذه أهم الفروق بين نظام إدارة الملفات ونظام إدارة السجلات. لمزيد من المعلومات حول نظام إدارة الملفات إقرأ هذا المقال “دورة حياة الوثائق”

استنتاج

من أجل عمل ثورة للقضاء على العمليات الورقية يحتاج نظام إدارة الوثائق لمسح كل ورقة من الأوراق المتراكمة للمنظمة. ومن هنا يبدأ مشروع المسح الضوئي لنظام إدارة الوثائق، حيث يتم مسح المستندات الورقية، وفهرستها وتخزينها تبعاً لنظام iDOX DMS. وهذا يُمَكن الموظفين من الوصول إلى الوثائق خلال البحث بإستخدام كلمات رئيسية وكلمات تعريفية لإستردادها، كما يمكن إجراء تغييرات على الوثائق. يجب أن تكون عملية مسح الوثائق مُنظمة لضمان تخزين الوثائق بشكل منظم و ضمان سهولة الوصول إليها.