ما لا يجب فعله عند التحويل من النظام الورقي غلي النظام الرقمي

ما لا يجب فعله عند التحويل من النظام الورقي غلي النظام الرقمي
في 9 January 2015 - كتب بواسطة

سمعنا أن مؤسستك تبدأ مؤخراً نظام جديد لإدارة الملفات وأنك تطور مشروعك لينتقل من ثقافة الإعتماد علي الورق للثقافة الإلكترونية وعدم الإعتماد علي الورق. لاحظ مستشارو idox خلال السنوات القليلة الماضية أن كثير من المؤسسات تختار تطبيق نظام إدارة الملفات ولكنهم لا يستخدمونه لأقصي إمكانياته ويستفيدون من فوائده التي تساعد المؤسسة علي تبسيط عملية إدارة الملفات.

ما تحتاج أن تعرفه هو أن بالرغم من أن تطبيقات نظم إدارة الملفات مختلفة في السوق إلا أن معظمهم يؤدي نفس الوظيفة ويبقي هذا المتغير الثابت، وهو الطريقة التي تطبق بها المؤسسة هذا التغيير وهو عامل مُهم والطريقة التي تستخدم بها وظائف نظام إدارة الملفات.

لا تستخدمه دون تدريب.

 “نظام إدارة الملفات” هو تطبيق سوفت وير يحتاج لمُستخدم يفهم كيف يعمل قبل أن يستخدمه لأقصي درجاته. قد يكون المُستخدم قادراً علي إستخدام بعض الوظائف البسيطة للتطبيق وأداء بعض المهمات ولكنه قد يكون قادراً علي أدائها بكفاءة وقد ينتهي الأمر ببعض المشكلات. لذا إحرص أن تتدرب جيداً وأن تشاهد بعض الفيديوهات التوضيحية التي تشرح كيفية الإستخدام فتستطيع فهم التطبيق بشكل كامل وتشاهده كيف يعمل. في idox نقدم لعملائنا مدربين متميزين ليساعدوا كل موظف في المؤسسة علي فهم التطبيق وكيفية التعامل معه.

 

 

ضع إستراتيجية أولاً

هناك مقولة لأحد الأساتذة بجامعة هارفرد تقول ” القادة يؤسسون رؤية للمستقبل ويضعون إستراتيجية للوصول لها”. لو وضعت إستراتيجية وتأخذ في الإعتبار كل الجوانب والتي تتضمن كيفية التقليل من إستخدام الورق، كيفية معالجة مقاومة التغيير، ما الملفات التي يجب الإحتفاظ بها في ورق وهكذا، بعد ذلك سيكون لديك خطة واضحة لثقافة عدم الورق في العمل.

 

 

لا تقاوم التغيير..لا مفر منه

أحد العوامل التي تعيق إستخدام نظام إدارة الملفات لأقصي درجاته في أي مؤسسة هو مقاومة التغيير. في كثير من الأحيان عندما يبدأ الموظفون في إستخدام شئ جديد لا يتكيفون مع هذا التغيير بسهولة وينتهي الأمر بمقاومته والتذمر من عملهم. هذه المشكلة شائعة في جميع الشركات تقريباً وهناك برامج ومدراء يساعدون موظفيهم علي التغيير تدريجياً. كل موظف عليه قبول التغيير قبل التكيف معه. نؤمن بأن التغيير يبدأ من الأعلي لذا البداية عند مدراء المؤسسات وليس العكس.

 

استنتاج

الحصول على الحل الجيد لإدارة نظام الوثائق هو مجرد خطوة أولى في خطتك التي تحتاج إلى عناية في التنفيذ من أجل الإنتقال السليم من الوثائق الورقية إلى الغير ورقية. هناك بعض الأفعال الرئيسية التي يجب على المنظمات تَجنُبها من أجل ضمان إنتقال سَلِس. وتشمل هذه الأفعال نقص التدريب قبل إستخدام نظام إدارة الوثائق التي يمكن أن ينتهي بها المطاف إلى كارثة، أيضا عندما تقوم مؤسستك بالعمل مع نظام DMS حديثاً، قد تحتاج إلى وضع إستراتيجية حول كيفية التنفيذ والتشغيل في حين التأكد من أن الموظفين يمكنهم الإنتقال بسهولة من ممارساتهم القديمة إلى الأنظمة الجديدة.