ما يجب أن تعرفه قبل تطبيق نظام إدارة السجلات الإلكترونية ؟

ما يجب أن تعرفه قبل تطبيق نظام إدارة السجلات الإلكترونية ؟
في 2 November 2015 - كتب بواسطة

تتطلب أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية التخطيط الجيد ومعرفة بعض الأشياء الهامة قبل تطبيق البرنامج لتحقيق أهداف المُنظمة والقيام بالوظائف بأعلى كفاءة.

معرفة قُدرات إدارة تكنولوجيا المعلومات

من الضروري تحديد قدرات إدارة تكنولوجيل المعلومات والأجهزة المُستخدمة وبناءً عليها يتم وضع إسترتيجية تطبيق تظام إدارة السجلات المُناسب لتحقيق الأهداف المنشودة.

 

التأكد من تأمين السجلات

تُعتبر الوظيفة الأساسية لنظام إدارة السجلات الإلكترونية هي التخزين والتأمين لذلك يجب توخي الحذر ومعرفة الآليات المُستخدمة من قِبّل هذا النظام لتوفير القدر الكافي من تأمين السجلات.

 

رصد دورة حياة الوثائق في السجلات

يتطلب إستخدام نظام إدارة السجلات الإلكترونية تتبُع دورة حياة الوثائق في السجلات وتاريخ إنتهاء صلاحيتها للتخلص منها بطريقة أمنة تضمن سريتها.

 

إستشارة العاملين بإدارة السجلات

إستشارة العاملين بإدارة السجلات أمر مهم للغاية حيث معرفة إحتياجاتهم ومُتطلبات العمل المُختلفة لتحسين الأداء بأسلوب أكثر حرفية.

الخُلاصة

إختيار نظام إدارة السجلات الإلكترونية أمر حيوي لشركتك لذلك يجب معرفة أشياء مُهمة قبل تطبيقه لضمان الحصول على النتائج المطلوبة لتحسين أداء المؤسسة.