مشاكل إستخدام الأوراق في إدارة الموارد البشرية

مشاكل إستخدام الأوراق في إدارة الموارد البشرية
في 14 مارس 2016 - كتب بواسطة

يُعتبر قسم الموارد البشرية من أكثر الأقسام المُستخدِمة للأعمال الورقية حيث أوراق العقود والإجازات والشهادات وأوراق إنهاء العقود أيضاً وهذا الأمر يتسبب في ظهور بعض المشاكل المُتعلقة بالأعمال الورقية مثل:

إستخدام مساحات كبيرة للتخزين

تحتاج الملفات والمُستندات الورقية المُخزَنة على مدار عدة أعوام إلى مساحات شاسعة للتخزين وهذا الأمر يُزيد من ميزانية الموارد البشرية ودفع مبالغ ضخمة في حين أن هناك العديد من الملفات مُنتهية الصلاحية ولا يتم إستخدامها.

صعوبة الوصول للمُستندات

نظراً لعمليات التخزين العشوائية للمُستندات الورقية والملفات يتم الوصول للمُستندات المطلوبة بصعوبة مما يؤدي إلى إستنفاذ أوقات العمل دون فائدة وإستطاعت أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية حل هذه المُشكلة من خلال مسح المُستندات وأرشفتها رقمياً حتى يُمكن إسترجاعها مرة أخرى من خلال بعض الكلمات المُفتاحية.

عدم الحفاظ على سرية المُستندات

تتعرض الملفات والمُستندات الورقية للإختراق بسهولة نتيجة تواجدها في مكان واحد وعدم وجود نسخ إحتياطية حيث يتمكن أشخاص مختلفة من الإطلاع على الوثائق ومعرفة معلومات سرية في بعض الأحيان.

 

سهولة إلحاق الضرر بالمُستندات

تتعرض المُستندات الورقية للعديد من المخاطر مثل الحريق أو العوامل الجوية المُختلفة مما يُزيد من نسبة تدميرها في أي وقت وزيادة الخسائر.

ضرورة الإنتقال للوصول للمُستندات

تتطلب المُستندات الورقية إنتقال الموظف للحصول على الوثيقة المطلوبة ويؤدي أيضاً إلي تداول المستندات بين عدد كبير من الموظفين في حين تقوم أنظمة إدارة الوثائق بتمكين الموظف من الوصول للمستندات من أي مكان خارج المؤسسة أو داخلها.

مشاكل إنهاء التعاقد

عند إنهاء التعاقد يُقدم الموظف طلب لإسترداد أوراقه وفي هذه الحالة تواجه الإدارة والموظف العديد من المشاكل مثل ضياع الشهادات والمُستندات الخاصة بالموظف وهذا الأمر يؤثر على الشركة والإدارة المُختصة بهذه الأعمال.

 

الخُلاصة

تستخدم إدارة الموارد البشرية يومياً أعداد ضخمة من المستندات والوثائق الورقية مما جعلها تواجه العديد من المشاكل التي تؤثر على المؤسسة وأداء الأعمال المُختلفة.