معلومات حول الإدارة الإلكترونية للسجلات

معلومات حول الإدارة الإلكترونية للسجلات
في 21 يونيو 2016 - كتب بواسطة

إدراة السجلات الإلكترونية هي استراتيجية هامة لمُتابعة ومُراقبة كل ما يتعلق بالمعلومات الخاصة بشركة أو مُنظمة. فمثل هذه البرامج أو الاستراتيجية تُعتبر أمر ضروري لإدارة كيفية إنشاء، تخزين، مشاركة، تعقب، وكذلك حماية المعلومات واسترجاعها. فالإدارة الإلكترونية للسجلات تسمح لك بتأمين كل ما يتعلق بأنشطة الشركة وذلك في هيئة سجلات وذلك من وقت إنشائها حتي وقت التخلص منها.

علاوة علي ذلك، هناك عنصر هام يجب أخذه في عين الإعتبار وذلك عند اختيار نظام بعينه لإدارة إلكترونية جيدة للسجلات ألا وهي: التصميم والتنظيم. حيث يجب مُراعاة تصميم استراتيجية كاملة وذلك للتمكن من القيام بإدارة تنظيمية كاملة لبيانات الشركة أو كل ما يتعلق بالإدارة الإلكترونية الجيدة للسجلات. بالإضافة إلي ذلك، فالإدارة الجيدة للسجلات تُساعد في الوصول إلي المعلومات التي يحتاحها الموظف وقتما شاء.

عوامل إختيار برامج إدارة سجلات مُناسب

  1. طبيعة العمل وحجمه: يتم تحديد الاستراتيجية المناسبة لإدارة السجلات وذلك وفقاً لطبيعة العمل وحجمه،
  2. نوعية قطاع العمل: وذلك إذا كان عمل في قطاع عام، قطاع خاص، أو قطاع حكومي،
  3. إطار عمل المنظمة.

فوائد الإدارة الإلكترونية للسجلات بالنسبة للشركات

  1. وجود حماية كاملة وذلك إما عن طريق التشفير أو التوقيع الشخصي للأفراد (البصمة)،
  2. عدم القدرة على اختراق المعلومات ومقاومة أي تعديلات غير مُصرح بها،
  3. وجود تسجيلات دقيقة تُوضح وتُسجل مهام العمل ومن قام بعملها وفي أي وقت بالتحديد.

الخُلاصة

من حين إلي حين، تظهر استراتيجيات وطرق جديدة وذلك لتتناسب مع احتياجات العمل المُتغيرة. فإدارة السجلات الإلكترونية هي أحد الأمثلة والاستراتيجيات التي تُساعد على تيسيير العمل وزيادة الانتاج.