معلومات عن نظام إدارة الوثائق الإلكتروني

معلومات عن نظام إدارة الوثائق الإلكتروني
في 6 مارس 2016 - كتب بواسطة

تَكمُن أهمية تحويل نظام العمل من النظام الورقى إلى النظام الإلكتروني (نظام إدارة الوثائق إلكترونياً)، فى كُونه يوفر الكثير من الوقت والجهد وكذلك تسيير وتسريع دورة سير العمل اليومية. فهى خطوة أساسية لمحاولة تقليل مخاطر العمل وتقليل التكاليف التى يتم صرفها على الأنظمة التشغيلية.

عن طريق نظام إدراة الوثائق، يتم تنظيم الأعمال وإدارتها تلقائياً وذلك بداية من البحث عن الوثائق وإسترجاع ملفات سابقة وانتهاءاً بالتحكم الكامل فى المستندات وتنظيمها.

فمثل هذا النظام يشمل العمليات الآتية: الأرشفة، التخزين والحفظ، إمكانية الإسترجاع، التوثيق، التطوير، وكذلك الحماية. وفيما يلى بعض النقاط الأساسية التى يجب معرفتها عن نظام إدارة الوثائق إلكترونياً

أهمية إستخدام نظام إدارة الوثائق

– توفير الوقت والجهد

– زيادة الانتاج وتحسين الكفاءة

– التقليل من استخدام الورق مما يؤدي إلى تقليل المال المُنفق

– تنظيم المعلومات والبيانات مما يُسهل من عملية البحث

– المرونة

– إمكانية تخصيص الكلمات البحثية المستهدفة

– الخصوصية والحماية الكاملة للبيانات

– الحصول على ناتج ذو كفاءة وجودة عالية

الخدمات التى يُقدمها نظام إدارة الوثائق:

– التحكم فى المستندات والبيانات بشكل أفضل وبفاعلية اكبر مقارنة باستخدام الورق

– التقليل من المال الذى يتم اسرافه على شراء الورق

– تسهيل عملية البحث

– حفظ الوثائق والبيانات وكافة المعلومات الهامة إلكترونيا وبطريقة أكثر أمناَ من الاستخدام الورقي

– توفير وسائل مُريحة للمراجعه والتصنيف

– تحسين كفاءة العمل وزيادة الانتاج

تأثـُر كفاءة العمل بإستخدام نظام إدارة الوثائق:

– التحكم فى عدد لانهائي من الوثائق وإمكانية استرجاع المطلوب منها

– الحماية الكاملة للبيانات وإمكانية مشاركاتها مع أفراد بعينهم

– إمكانية الوصول إلى المستندات من خلال وسائل متعددة كالهواتف أو الحاسب الآلي

– إمكانية عمل نسخة احتياطية من البيانات والمستندات للطوارئ وأيضاً القدرة على استعادة ما فُقد منها

– إختفاء المشاكل الناتجة عن الاستخدام الورقي مثل وجود عمالة زائدة أو انتشار الفوضي فى المكان

الخُلاصة:

يُعتبر التوجه إلى استخدام نظام إدارة الوثائق إلكترونياً وتقنين استخدام الورق، من أحد أهم الخطوات التى يجب اتباعها وذلك لضمان زيادة كفاءة الانتاج ومواكبة العصر والحفاظ على البيانات والمستندات بشكل آمن اكثر مقارنة بإستخدام الورق.