مكتب بلا ورق – ماذا يجب أن يفعل كل مكتب

مكتب بلا ورق – ماذا يجب أن يفعل كل مكتب
في 9 January 2015 - كتب بواسطة

 نظام إدارة الملفات ظهر منذ الثمانينات وبالرغم من أن دوره في بداية ظهوره لم يكن مُلفتاً إلا أنه كان واضحاً. مع مرور الزمن أصبحت الشركات تتجه للعمل بدون أوراق بسبب الضغط الإجتماعي وبسبب تكلفة الورق.

يُفترض أن متوسط الشركات تنفق 25,000  دولار لـ 4 خزانات وحوالي 2000 دولار لصيانتهم.

الآن، تخيل لو أنك تستطيع تخفيض هذه التكلفة للربع، وتحذف تكلفة الصيانة بالكامل. نظام إدارة الملفات مثل idox يساعدك علي تحقيق ذلك. بعيداً عن نظام إدارة الملفات المشهور في مؤسستك، هناك بعض النقاط التي قد تساعد مكتبك علي عدم العمل بالأوراق تماماً:

تخزين السحابة – يمكنك الدخول أي وقت في أي مكان

في الأعوام الأخير نمت تخزين السحابة بشكل كبير وملحوظ. الآن أصبح كبير جداً بأشكال تتراوح بين تريليونات الدولارات حول العالم.

1TB يستطيع حمل مليون ملف يتكون حجم الواحد منهم من 1MB.

تستطيع تخزين الملفات بسهولة علي الكلود لو لديك تطبيقات سوفت وير جيدة والتي لا تفحص الملفات فقط ولكنها تساعدك علي تخزينهم أيضاً. تطور التكنولوجيا والزيادة في تخزين الكلود تساعدك علي تخزين الكثير في مساحة صغيرة، وذلك هو السبب الذي يجعل الشركات حلول إدارة الملفات.

القارئ الإلكتروني وتكنولوجيا الشاشة المرنة

القارئ الإلكتروني أصبح شائع الإستخدام في أغلب الصناعات. كانت المستشفيات أول المجالات التي تستخدمه. دائماً ما يوجد في المستشفيات تقرير ورقي مٌعلق في سرير كل مريض، ولكن الآن تم استبداله بالقارئ الإلكتروني حيث يستطيع الطبيب أو الممرضة قراءة حالة المريض في ثواني. مركز البيانات الرئيسي عادةً ما يكون في المستشفي نفسها أو خدمة تخزين الكلود.

تكنولوجيا الشاشة المرنة كانت نظرية في الأفلام فقط. ولكن مع التطور السريع للتكنولوجيا أصبحت هذه التكنولوجيا تُستخدم مع نظم إدارة الملفات.

 

 

تكنولوجيا الموبايل

تقول الأبحاث أن هناك 1.4 بليون من مُستخدمي الهواتف الذكية في العالم و798 ملوين من مُستخدمي الأندرويد و294 مليون من مُستخدمي الأبل و45 مليون مُستخدم للويندوز. فما الطريقة المثالية لإتحاة الفرصة لكل هؤلاؤ لفتح ملفاتهم؟ التليفون الذكي سيكون إختيار مثالي.

مدير المبيعات والتسويق في مؤسسة كبيرة تمتد نشاطتها للشرق الأوسط. يستلزم عمله أن يسافر كثيراً، ويكاد يكون مُستحيل أن يتلقي كل التقارير من شركته من كل الأقسام في أوراق. عندما سألناه كيف يستطيع إستلام كل التقارير وهو يقضي وقته في السفر. كانت إجابته idox. نظام إدارة الملفات الذي يتوفر علي الموبايل، الإنترنت والكمبيوتر. مع هذا النظام هو قادر علي مشاهدة وتعديل وتوقيع والموافقة علي الملفات في خلال دقائق.

اختيار نظام إدارة للملفات يُدعم تكنولوجيا الموبايل سيساعدك علي توفير الكثير من الورق وخلال شهور سيكون مكتبك خالي من الورق.

السلوك – الإنتقال من المادية للرقمية

التكنولوجيا قادرة علي أن تأخذك بعيداً، انما هو سلوك العاملين الذي يحتاج للتغيير. كان هناك الكثير من حالات الفشل في الماضي عند إستخدام نظام إدارة الملفات ومُعظم الوقت كان اللوم علي القوة العاملة الغير مُستعدة للتأقلم علي التكنولوجيا الجديدة.

يستلزم الأمر تقديم قدر من التغيير للتأكد من أن إستثمارك في تكنولوجيا إدارة الملفات سينتج أعلي عائد في أقل وقت.

نظام إدارة الملفات idox

نظام إدارة الملفات idox  له ثلاث حزم تناسب كل مؤسسة. نسخ idox  الأساسي والمحترف والشركات صُممت لتُبقي كل العناصر السابق ذكرها ضمن المراجعة وتتأكد أن فريق الدعم لدينا سيساعد مشروعك في كل خطوة.

محاضرتنا التدربية الواسعة والقوية صُممت لمساعدة جميع الموظفين في مؤسستك علي تعلم والتأقلم مع idox في مهامهم المكتبية اليومية.

هذا شرح مُفصل كيف يساعد نظام إدارة الملفات idox مشروعك علي تقليل إستخدام الورق والوقت والتكلفة.

 

استنتاج

الذهاب إلى الأعمال الغير ورقية يمكن أن يكون متعدد الفوائد للمنظمات الخاصة بك بما تضم من تأثيرات إيجابية واضحة على الكفاءة والإنتاجية والتكاليف والمسؤولية الإجتماعية. لتصبح المكاتب غير ورقية يتَعين على المنظمة أن تختار العديد من التغييرات التي تشمل تنفيذ نظام إدارة الوثائق مثل نظام  iDOXلإدارة الوثائق، والإنتقال إلى التخزين السحابي، وإدخال عمليات القراءة الإلكترونية من خلال شاشات ذات تقنية تكنولوجية متطورة، والتكنولوجيا المتنقلة  وتغيير البرامج المُستخدمة التي تعمل على تشجع الموظفين على الإنتقال من التعاملات المادية إلى التعاملات الرقمية.