من صوامع المعلومات لإدارة الملفات

من صوامع المعلومات لإدارة الملفات
في 14 يناير 2015 - كتب بواسطة

نظام إدارة الملفات idox يُمثل همزة الوصل بين أنظمة العمل وعمليات سير العمل وأقسام المؤسسة. ظهرت العمليات التجارية علي مدار السنين وأصبحت ذو أهمية لجميع أنواع المشاريع ليكون لها مدخل سريع للمعلومات ذات الصلة والتي تساعد في إتخاذ قرارات فعّالة واكتساب مكانة للمنافسة في سوق العمل.

المشكلة – الملفات الغير مُنظمة

عندما يتم تحليل الأعمال والمشروعات علي أرض الواقع نواجه مُشكلة عدم تنظيم المعلومات سواء كانت هذه المعلومات هي المُحتوي أو الملفات التي تتضمها حاسبات وشبكات وخوادم مُختلفة.

“كل يومين ننتج معلومات علي قدر استطاعتنا منذ فجر الحضارة وحتي عام 2003”

(إيريك سكيميدت)

بالإضافة إلي ذلك فإن صوامع المعلومات التي لا تزال موجودة في كثير من المؤسسات تجعل تكامل العمليات والأنشطة الإدارية بين أقسام المؤسسة أصعب، وذلك لعدم كفاءة تبادل المعلومات بين الإدارات.

90% من البيانات في العالم موجودة منذ عامين فقط”

(سينتف)

لماذا لا يكون التخطيط لموارد المؤسسة حلاً؟

نواجه مشكلة الوثائق الإلكترونية المٌبعثرة في ملفات كبيرة وملفات فرعية من خلال الشبكة إذا لم يكن هناك تخطيط قوي لموارد الشركة لحل المشكلة بأكملها. التخطيط لموارد المؤسسة يحل مُشكلة البيانات الغير مُنظمة والمدخل السريع للمعلومات، ولكنه أغلي ثمناً، حيث يحتاج لفريق مُحترف في تكنولوجيا المعلومات لإدارته، وهناك بدائل أفضل لو أنك تريد تنظيم ملفاتك.

صعوبات إنتاجية القوي العاملة

الوثائق أو الملفات الغير مُنظمة قد تُشكل عواقب أمام مؤسستك وتَحُد من إنتاجية القوي العاملة. تُظهر الداراسات أنه في المُتوسط يقضي المُوظف ما بين 20% لـ 40% من وقته في البحث عن الوثائق يدوياً.

وكشفت دراسة أخري أن المُحترفون يقضون 50% من وقتهم يبحثون عن المعلومات وحوالي 18 دقيقة في المتوسط لتحديد موقعها. كل هذا الوقت والمجهود والطاقة المبذولين يؤثرون علي إنتاجية وكفاءة المُوظفين بل ويٌعيقون أدائهم لمهام العمل.

مشكلة صوامع المعلومات

تواجه المؤسسات مشكلة توصيل معلومات كاملة وبشكل سريع للأقسام المُختلفة والموظفين في المؤسسة. بالإضافة إلي مشكلة الأمن والحماية ودخول المُستخدم الذي لا يملك سلطة، والتي أصبحت تُشكل مُشكلة كبيرة وأحياناً تكون عواقبها قاسية.

الحلنظام إدارة الملفات idox

نظام إدارة الملفات للشركات idox يزيل فكرة صوامع المعلومات ويُقدم نظام تَحول تدريجي لنظام إدارة الملفات من أي مكان في العالم وفي الوقت ذاته يُوفر أعلي معايير الأمان. نظام إدارة الملفات idox يختلف عن أي نظام آخر لإدارة الملفات حيث أنه لا يٌوفر فقط المميزات الأساسية للمؤسسة (المسح الضوئي-الفهرسة-التخزين والإستعادة) ولكن المميزات المُتقدمة أيضاً.

نظام إدارة الملفات للشركات idox  يخترق الصعوبات ويُقدم حلقة الوصل بين أنظمة العمل وعمليات سير العمل وأقسام الشركة. حيث يستطيع الموظفون الدخول علي المعلومات في خلال ثواني من خلال المؤسسة أو المجال حيث تكون عملية إتخاذ القرار أسرع وأقصر.

قم بعمل مقابلة حقيقة علي الإنترنت مع الفريق الفني وفريق التسويق لدينا لتُلقي نظرة مبدأية علي idox وتعرف كل الإجابات علي أسئلتك.

استنتاج

مع الإحتياجات المتطورة لقطاع الأعمال ومتطلبات الوصول السريع إلى الوثائق ذات الصلة بالأعمال أصبح من الضروري للشركات التَحول من مستودعات المعلومات إلى نظم إدارة الوثائق. في كثير من الأحيان تسببت مستودعات المعلومات فى خَلق مشاكل عند طلب البيانات بسرعة وبطريقة منظمة وهنا تفوقت أنظمة إدارة الوثائق، وبدأت تحل محلها. إدارة الوثائق من iDOX  هي تساعد المنظمات في الإنتقال من مستودعات المعلومات إلى الحل الذي يدير المستندات الخاصة بك بطريقة سريعة وفعالة.