مُعضلة التخزين في نظام إدارة الوثائق

مُعضلة التخزين في نظام إدارة الوثائق
في 26 أغسطس 2015 - كتب بواسطة

يقوم نظام إدارة الوثائق بتحويل المستندات والوثائق الورقية الخاصة بك إلى صيغة رقمية ولكن لا تزال مشكلة التخزين قائمة. بالرغم من عدم الإحتياج إلى لتخزين المستندات الورقية الخاصة بك في خزائن الملفات إلا أنه لا يزال لديك مُشكلة لتخزين الوثائق الرقمية في مكان ما. وهذا المكان هو محرك القرص الثابت على الخادم.

التخزين الداخلي أو التخزين السحابي؟

عادة تحدث المشاكل المتعلقة بالتخزين الرقمي عندما تصل الملفات والوثائق إلى مئات الآلاف و تزداد بإستمرار. هناك طريقتان رئيسيتان لمعالجة هذه المشكلة. إما القيام بإستثمارات كبيرة في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بك أو الإتجاه إلى التخزين السحابي. سوف نناقش كل من هذه الخيارات مع مزيد من التفاصيل.

إعدادات التخزين الداخلي

يعتمد تخزين الوثيقة الرقمية على حجم الملف. فكلما زادت دقة الملف الممسوح ضوئياً كلما زاد حجمه مُقارنةً بالملف مُنخفض الدقة. وبالمثل الوثيقة أحادية اللون سوف تكون أصغر في الحجم بالمقارنة مع الوثيقة الملونة.

عادة ما يكون الحجم هو العامل الحاسم لإختيار نوع التخزين ولكن بالنسبة لمعظم المنظمات يُصبح التخزين الدتخلي الخيار الأنسب إذا كان عدد الوثائق محدود.ويُمكن التخزين من خلال بعض معدات تكنولوجيا المعلومات و إستشارة مهندس دعم تكنولوجيا المعلومات وهذا مُناسب للمشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم.

وعلاوة على هذا النوع يضمن المزيد من الأمن كما سيكون لديك السيطرة الكاملة على نظام تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك. إذا كنت ترغب في تنفيذه على الشبكة المحلية أو شبكة واسعة فإنها كافية لإدارة الوثائق المُختلفة.

إعداد السحابة – إقتصادية، آمنة ومُلائمة

تظهر مُعضلة التخزين مع المؤسسات الكبيرة حيث وجود إلى مئات الآلاف من الوثائق مع الزيادة المستمرة يوميا. وكالات التأمين، مصالح الضرائب والبنوك هي خير مثال على هذه المعضلات. الحل الأفضل هو إستشارة وكالة المسح الضوئي وإختيار خِطة مناسبة للتخزين السحابي. فإن وكالة المسح لديها أنواع مختلفة من الماسحات الضوئية والقوى العاملة كلها مُكرسة فقط لمسح الوثائق.

أصبحت سحابة التخزين أكثر شعبية في السنوات القليلة الماضية، وإشتهرت بأسعارالمناسبة. كما أصبح الجميع يستخدم Microsoft SkyDrive أو Google Drive على حد سواء نظراً لعروض التخزين المجانية. إذا كنت تريد أكثر من ذلك سيكون لديك مقابل دفع مبلغ صغير. هذا هو المفهوم الكامل للتخزين السحابي مع وجود الآلاف من الخوادم في مستودعات البيانات.

ايهما افضل؟

الإتجاه لإعداد التخزين الداخلي أصبح فكرة غير منطقية للمؤسسة حتى إذا كان لديها الإعداد الجيد لفريق تكنولوجيا المعلومات لأن التكلفة التشغيلية الإجمالية ستزيد بشكل كبير. فإن الحل الأمثل هو التخزين السحابي إلى جانب العديد من الشركات المُتخصصة في هذا النوع من التخزين لتلبية إحتياجات إدارة وثائق العُملاء والتوافق مع جميع أنظمة إدارة الوثائق.

يستخدم نظام iDOX لإدارة الوثائق عادةً من قِبّل العديد من المنظمات في منطقة الشرق الأوسط والعالم. ويمكن أن تطبيقه على سطح المكتب، والهواتف الذكية وتطبيقات المواقع. إستخدام التخزين السحابي يمكنك من الوصول إلى المستند في أي مكان وفي أي وقت.

الخُلاصة

على الرغم من أن لديك نظام إدارة الوثائق الذي يجعل مؤسستك غير ورقسة، تواجه العديد من المنظمات الكبيرة التحدي المتمثل في تجهيزل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لتلبية متطلبات أنظمة إدارة الوثائق. إذا كانت المنظمة تريد القضاء على الخِزانات والحد من تكاليفة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات داخل منظمتهم فإن الحل الأفضل هو أن إختيار التخزين السحابي. وسيتم ربط مؤسستك بمستودع البيانات حيث يمكنك بسهولة إدارة المستندات الخاصة بك وانت جالس في مكتبك.