نظام إدارة الوثائق- قصة تطور

نظام إدارة الوثائق- قصة تطور
في 27 August 2015 - كتب بواسطة

ظهر نظام إدارة الوثائق في العالم منذ فترة طويلة. ربما ليس من منظور مُتقدم من الناحية التكنولوجية ولكن بطريقة ساعدت في تنظيم وفهرسة وإدارة الوثائق الورقية. سوف نتعرف فيما يلي كيف تطور نظام إدارة الوثائق على مدار 50 عاما.

العِقد الأول : 1964-1974

في عام 1965 أسست شركة IBM نظام جديد مما أدى إلى إنتشار إستخدام الحاسوب بشكل واسع حيث تستخدم الدوائر المختلطة مع القدرة على تنفيذ بعض العمليات الحسابية المعقدة. ولكن بحلول 1971 Illiac IV العملاقة وضع أسرع نظام كمبيوتر في ذلك الوقت باستخدام على ملايين من البوابات المنطقية.

في ذلك الوقت لم تكن هناك تطبيقات البرمجيات المعقدة لإدارة الوثائق وكانت تدار الوثائق الورقية. تتم عملية تخزين الوثائق في مخازن كبيرة مثلما هو الحال في تخزين الكتب في المكتبة هناك قطاعات مختلفة وأقسام فرعية لأنواع مختلفة من الكتب. وقد فُعِلَ الشيء نفسه لتخزين وفهرسة واسترجاع الوثائق.

العقد الثاني : 1974-1984

في هذا العصر كانت ظهرت العديد من أوجه التقدم الكبير في مجال تكنولوجيا الكمبيوتر والمعالجات. ومع ذلك، في هذا الوقت، لم تكن هناك تطبيقات المناسبة لإدارة الوثائق المُستخدمة من خلال أجهزة الكمبيوتر ولم تتمكن من إجراء عمليات حسابية معقدة. وأدخلت بعض البرامج لإدارة السجلات في عام 1985 .

تم تأسيس نظم الملفات المناسبة، وكانت تستخدم مستودعات ضخمة لتخزين أطنان من الوثائق الورقية. وتميزت بشكل فريد حيث يتم تصنفيها (الفهرسة و الكلمات الوصفية) ومن ثم تخزينها. كانت عملية الإسترجاع مُعقدة وإذا أردت الحصول على المستند الذي يجب أن تطلب من أمين السجل المركزي ومعرفة موعد إستردادها ومن ثم تخزينها مرة أخرى.

العقد الثالث : 1994-1984

شَهد هذا العقد تقدماً تكنولوجياً حيث أصبحت العمليات الحسابية المعقدة ممكنة مع بداية عصر أبل ومايكروسوفت. في وقت مبكر من التسعينات أدخلت ماكنتوش وويندوز أنظمة التشغيل النسبية مع واجهة المستخدم الرسومية السهلة.

في عام 1985قدمت برمجات TOWER برنامج إدارة السجلات وفي عام 1988 أدخلت TRIM Captura برامج إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية. لذلك شهد هذا العصر بداية تطوير نظم إدارة الوثائق الإلكترونية.

 

العقد الرابع : 1994-2004

مع تقدم خدمات الإنترنت بدأت صناعة البرمجيات لإدارة الوثائق تتطور لتقديم وظائف معقدة حيث تمكنوا من تخزين المزيد من الوثائق في شكل رقمي والوصول إليها بسهولة في جميع أنحاء العالم.

وُجِدت العديد الميزات الجديدة في برنامج إدارة الوثائق التي تضمنت الأساسيات مثل المسح الضوئي والفهرسة والتخزين والإسترجاع بجانب المزيد من المزايا المتقدمة مثل سجلات التدقيق، التوزيعات، الإصدارات وميزات الأمان الفريدة.

العقد الخامس : 2004- 2014

 

في عصر الحاسب الألي والتخزين السحابي حيث التكنولوجيا المتقدمة وظور آفاق جديدة مع سرعات معالجة تصل إلى 8 جيجاهرتز والإنترنت بسرعة تصل إلى 15 ميجابت في الثانية. مع مخازن البيانات الضخمة يمكنك تخزين وتأمين واسترداد البيانات الخاصة بك في غضون ثوان.

أصبحت نظم إدارة الوثائق ضرورة في هذا العصر في جميع المؤسسات بمجرد إختيار التطبيق المناسب لمؤسستك لإدارة الوثائق.

يحمل المستقبل المزيد من الإمكانات الكبيرة لإدارة الوثائق مع ميزات أخرى للتشغيل الآلي والخيارات المُتقدمة مع واجهات المستخدم سهلة الإستخدام وشبكات الإنترنت لتوفر لك الوصول في أي مكان. وقد وضعت iDOX DMS في عام 2012 ولديه كل الميزات الرئيسية والمهام التي تلبي إحتياجات أي منظمة. للحصول على مزيد من التفاصيل حول iDOX يُمكنك الإتصال بالفريق المُختص.

الخُلاصة

تطور نظام إدارة الوثائق منذ الستينيات وحتى العصر الرقمي حيث أصبح كل شيء في شكل إلكتروني. سابقاً تستخدم الشركات غرف كبيرة مع مئات من خزانات لتخزين المستندات الورقية والبحث عن أي مُستند يستغرق ساعات طويلة إن لم يكن يوماً كاملاً. على مر السنين تطور النظام وتم استبدال خزانات مع تخزين البيانات رقمياً، ويمكن الوصول إليها في أي وقت وفي أي مكان من العالم. ظهرالمزيد من التطور عندما قدم الحاسب الآلي ونظم التخزين السحابي نظم إدارة الوثائق المتاحة الآن بتكاليف منخفضة للعديد من المنظمات.