Idox شريكك الآلي في قسم الموارد البشرية

Idox شريكك الآلي في قسم الموارد البشرية
في 9 يناير 2015 - كتب بواسطة

تشترك المؤسسات والمصانع والشركات وحتي الشركات المتعددة الجنسيات في شئ واحد وهو تلك الوظائف الداخلية التي تعمل معاً من أجل مواصلة عملية التشغيل بأكملها. فكل وظيفة تُعتبر جزء في ماكينة العمل الكبيرة. كلما كانت الوظيفة تُؤدي بكفائة كلما تحسن أداء ماكينة العمل الكبيرة.

الملفات الورقية – العامل المُشترك

النقطة الرئيسية هنا ستكون ما هو ذلك العامل المشترك الذي تمتلكه كل وظيفة وكيف يتم تحسينه وتطويره؟ الإجابة هي الوثائق الورقية لأن كلاً من أقاسم الموارد البشرية والتسويق والمالية والتوريد والخدمات اللوجستية والحسابات والمبيعات، يستخدم الوثائق الورقية للمهام اليومية.

فكيف تدير عملية الوثائق الورقية بنجاح وتُزيد من الإنتاجية بشكل عام؟ عملية تجارية آلية هي الحل الأمثل لهذه المشكلة. سنتحدث عن آلية قسم الموارد البشرية، وأنشطة قسم الموارد البشرية التي يمكن أن تكون آلية وتأثيرها العام علي المؤسسة.

فكر بشكل متطور – فكر في آلية قسم الموارد البشرية

نظام إدارة الملفات الجيد لديه سمات التكامل مع تطبيقات السوفت وير للمشاريع الأخري. نظام إدارة الملفات idox لا يتكامل فقط مع Matrixel HRM  ولكن مع الـ ERPs والـ ECMs. هذا ما يمكن idox فعله ليجعل مشروعك آلياً:

–          تبدأ العملية بإدخال أو إلتقاط الملفات الورقية أو التي تنشأ رقيماً وفهرستها.

–          بعدذ لك يتم تخزينها في مخزن رقمي في شكل موحد. Idox يدعم كل اشكال الملفات والتي تتضمن Tiff,JPEG,PNG,.

–          أرشفة الملفات المهمة وتصنيفها تحت الملفات التي لا يتم تعديلها.

–          تعريف سير عمل مناسب يسمح بمدخل سهل للمعلومات.

آلية العملية التجارية في هذا السياق تُساعد علي زيادة كفاءة عملية الوثائق الورقية عن طريق تحويلها لشكل رقمي مما يساعد في تقليل التكرار وتقليل الوقت المُستهلك في العمليات المختلفة.

” مع تحويل العملية التجارية لعملية آلية يمكنك فعل الكثير في وقت أقل”

آلية أنشطة قسم الموارد البشرية 

قسم الموارد البشرية هو أحد أهم الوظائف في أي مؤسسة ويُستخدم فيه كثير من الوثائق الورقية. الرسم البياني التالي يوضح كيف تتم آلية أنشطة قسم الموارد البشرية بمساعدة نظام إدارة الملفات idox

–          أخبر موظفينك دائماً بجداول المواعيد

–          احتفظ بملف عند كل موظف يتكون من تفاصيل ذات صلة بالقوانين الحكومية

–          من خلال ترشيحات للقوائم والمقابلات الشخصية، كل شئ قد يصبح رقميا بالـBPA

–          احتفظ بأسماء الموظفين ذو القدرات والمؤهلات المُميزة لإعطائهم بعض المميزات بعد فترة زمنية مُحددة.

–          احتفظ بالملفات الخاصة وعقود الموظفين واجعله مُوقعة رقمياً

–          أخبر الموظفين عن بيان دخلهم وضرائب الدخل.

 

hr functions

استنتاج

وقد بدأ التشغيل الآلي لإدارة الموارد البشرية حيث حدوث ثورة هائلة في العمليات التجارية وإدارة الموارد البشرية والتي ساعدت الموظفين الآن في القيام بالمزيد من العمل في وقت أقل وبتكلفة أقل. مع التشغيل الآلي لإدارة الموارد البشرية سوف نرى أثر إيجابي على نظام إدارة الحضور، وإدارة سجلات الموظفين، وإدارة التوظيف والتعويضات والفوائد، و تحفيز الموظفين الجدد وإدارة أنظمة الضرائب. سوف يساعد التشغيل الآلي لإدارة الموارد البشرية مؤسستك في القضاء على الأعمال الورقية المرتبطة بالعملية التجارية والموارد البشرية الخاصة بك.